Manajemen Pergudangan Dalam Bisnis Retail
 |
| Manajemen Pergudangan Dalam Bisnis Retail |
Materi Pengelolaan Bisnis Ritel Bab IV Manajemen Pergudangan Dalam Bisnis Retail
• Sistem Pergudangan
- Aktivitas Pergudangan
- Gudang Pemyimpanan dan Gudang Distribusi
- Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang
- Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang di Gudang
• Aktivitas Manajemen Pergudangan
- Proses Administrasi pada Gudang
- Pencatatan Persediaan Barang
- Prosedur Labelling
- Cross Docking
• Sistem Pergudangan
- Aktivitas Pergudangan
- Gudang Pemyimpanan dan Gudang Distribusi
- Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang
- Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang di Gudang
• Aktivitas Manajemen Pergudangan
- Proses Administrasi pada Gudang
- Pencatatan Persediaan Barang
- Prosedur Labelling
- Cross Docking
A. Sistem Pergudangan
Dalam sebuah toko, kita perlu memilki gudang sebagai tempat penyimpanan berbagai barang. Gudang identik dengan suatu bangunan yang dapat digunakan untuk menyimpan barang, baik dalam jangka dekat maupun panjang. Lalu, bagaimana proses manajemen gudang dalam bisnis retail? Simak pembahasan berikut!
Dalam sebuah toko, kita perlu memilki gudang sebagai tempat penyimpanan berbagai barang. Gudang identik dengan suatu bangunan yang dapat digunakan untuk menyimpan barang, baik dalam jangka dekat maupun panjang. Lalu, bagaimana proses manajemen gudang dalam bisnis retail? Simak pembahasan berikut!
1. Aktivitas pergudangan
Aktivitas utama yang dilakukan dalam sebuah gudang retail, yaitu sebagai berikut.
a. Penerimaan (Receiving)
Pada bisnis retail, proses penerimaan merupakan aktivitas awal yang dilakukan dalam gudang sebagai tempat penerimaan barang. Prosesnya menjadi sangat vital karena gudang sebagai pintu gerbang awal barang masuk hingga nantinya akan digunakan untuk produksi. Ketika ada kesalahan dari proses – proses berikutnya. Kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan, antara lain kesalahan dalam jumlah dan jenis barang, pesanan tidak sesuai PO, kerusakan fisik pada barang, serta ketidaklengkapan dikumen barang.
Makin banyak volume barang yang masuk, akan memungkinkan timbulnya kesalahan yang timbul dari proses tersebut. Dengan demikian, harus dibuat manajemen atau sistem yang ketat yang mengatur setiap langkah dalam proses penerimaan.
b. Penyimpanan (Dispatch)
Pada proes penyimpanan barang, hal yang harus di perhatikan yaitu mengenai kriteria atau sifat barang yang akan disimpan itu sendri. Prosedur ini menuntut adanya perhatian, sumber dana, sumber daya, dan waktu ekstra guna menjamin sistem penyimpanan yang baik.
1) Jenis Barang yang akan Disimpan serta Karakteristik dari Barang
Hal utama yang harus diperhatikan, yaitu barang yang akan disimpan dalam bentuk makanan (food) dan bukan makanan (nonfood items) ataupun justru kedua – duanya.
Beberapa karakteristis barang yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang, yaitu sebagai berikut.
a) Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
b) Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
c) Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim / dikeluarkan dari gudang.
d) Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
e) Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
f) Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.
2) Banyakanya Barang yang akan disimpan untuk Perhitungan Luas Tempa yang diperlukan
Berikut hal – hal yang harus diperhatikan terkait perhitungan luas tempat yang diperlukan.
a) Ukuran dan berat barang termasuk kemsannya.
b) Jenis kemasannya.
c) Apakah perlu tempat khusus untuk memsang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.
2. Gudang Penyimpanan dan Gudang Distribusi
Tempat penyimpanan dan distribusi gudang diperlukan berbagai klasifikasi berikut.
a. Klasifikasi Gudang
Pada dasarnya, gudang berfungsi sebagai penyeimbang sekaligus pnentu langkah selanjutnya suatu perusahaan retail, baik sebagai gudang komersial , maupun digunakan sendiri.
Gudang dapat diklasifisikan sebagai berikut.
Berikut tahapan yang perlu dilakukan dalam pemilihan gudang.
1) Mempertimbangkan Peraturan (Legislasi) yang Berlaku
Seorang manajer retail bagian pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, antara lain sebagai berikut.
a) Peraturan kesehatan dan keselamatan pekerja.
b) Peraturan tenaga kerja.
c) Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
d) Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
e) Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.
2) Memilih Lokasi Gudang yang Cocok
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan lokasi gudang adalah sebagai berikut.
a) Penempatan Persediaan
Penempatan persediaan untuk beberapa jenis barang tertentu seperti hasil tambang dan hasil pertanian sering memerlukan tempat penyimpanan yang berada dekat dengan sumbernya. Hal tersebut karena ongkos transpornya rendh serta memudahkan dalam segi pengangkutannya. Penentuan gudang yang didekatkan dengan sumber bahan bakunya disebut product oriented location. Adapun market oriented location merupakan penentuan letak gudang yang deket dengan pelanggan maupun pasarnya. Gudang yang letaknya dekat dengan pasar diperuntukan bagi barang – barang yang mudah rusak, sperti roti basah, buah – buahan, dan sebagainya.
b) Penempatan Peralatan
Penempatan peraltan perlu dikombinasikan sedekimian rupa dengan mempertimbangkan faktor efesiensi. Peralatan yang dipakai seperti forklif, truk, konveyor, dan sebagainya harus disesuikan dengan produk yang disimpan. Barang – barang yang mudah rusak sebelum dipindahkan harus dibutkan pembungkus sebagai pelindung. Hal ini dimaksudkan supaya tidak mengalami kerusakan dalam proses pengangkutannya.
c) Jenis Fasilitas dan lokasi gudang
Jenis Fasilitas yang digunakan dapat dibedakan menjadi untuk keperluan dengan satu laintai dan dua lantai yang biasa dinaik – turunkan. Adapun dengan satu lantai dan dua lantai cukup menggunakan alat – alat yang dapat bergerak secara vertikal. Beberapa fasilitas umum yang ada untuk gudang tersebut di antaranya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan. Selain itu, lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang harus bisa dilalui oleh truk besar.
d) Kondisi bangunan gudang harus baik
Konstruksi bangunan harus baik, sehingga dapat digunakan dalam jangka panjang.
e) Keamanan
Keamanan identik dengan aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Hal tersebut karena harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan, dan peralatan yang digunakan.
f) Layout
Bentuk layout gudang pada setiap perusahaan sangat berbda- beda. Gudang kertas tentu saja memiliki layout yang berbeda dengan gudang buah dan sayur mayur. Selain itu, pada perusahaan dagang seperti retailer (eceran), penyimpanan barang persediaan di ruangan toko tidak dapat dilakukan sebanyak penyimpanan barang di gudang. Penyimpanan barang di toko hanya untuk sejumlah persediaan yang diperkirakan cukup untuk melayani kebutuhan konsumen yang berbelanja ke toko tersebut.
3. Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang
Proses penerimaan dan penyimpanan barang di gudang melalui beberapa prosedur penerimaan dan penyimpanan barang digudang.
a. Proses penerimaan barang
Tahap – tahap penrimaan barang sebagai berikut.
1) Setiap barang yang datang harus dimasukkan dahulu ke gudang sementara (temporary warehose) untuk diperiksa sesuai faktur atau bukti kirim.
2) Barang dikelompokkan sesuai jenisnya, selanjutnya barang yang baik segera dikirim ke gudang tetap dengan disertai surat pengantar khusus yang berisi daftar nama barang, jenis barang, spesifikasi barang, harga barang, dan instruksi cara penyimpanan barang.
3) Pada barang yang tidak memuhi syarat maka diretur kepada perusahaan pengirim diserau surat retur untuk barang yang bersangkutan.
Aktivitas utama yang dilakukan dalam sebuah gudang retail, yaitu sebagai berikut.
a. Penerimaan (Receiving)
Pada bisnis retail, proses penerimaan merupakan aktivitas awal yang dilakukan dalam gudang sebagai tempat penerimaan barang. Prosesnya menjadi sangat vital karena gudang sebagai pintu gerbang awal barang masuk hingga nantinya akan digunakan untuk produksi. Ketika ada kesalahan dari proses – proses berikutnya. Kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan, antara lain kesalahan dalam jumlah dan jenis barang, pesanan tidak sesuai PO, kerusakan fisik pada barang, serta ketidaklengkapan dikumen barang.
Makin banyak volume barang yang masuk, akan memungkinkan timbulnya kesalahan yang timbul dari proses tersebut. Dengan demikian, harus dibuat manajemen atau sistem yang ketat yang mengatur setiap langkah dalam proses penerimaan.
b. Penyimpanan (Dispatch)
Pada proes penyimpanan barang, hal yang harus di perhatikan yaitu mengenai kriteria atau sifat barang yang akan disimpan itu sendri. Prosedur ini menuntut adanya perhatian, sumber dana, sumber daya, dan waktu ekstra guna menjamin sistem penyimpanan yang baik.
1) Jenis Barang yang akan Disimpan serta Karakteristik dari Barang
Hal utama yang harus diperhatikan, yaitu barang yang akan disimpan dalam bentuk makanan (food) dan bukan makanan (nonfood items) ataupun justru kedua – duanya.
Beberapa karakteristis barang yang harus diperhatikan dalam penyimpanan barang, yaitu sebagai berikut.
a) Volume dari barang yang akan disimpan, contohnya apakah dalam bentuk tonase atau kubikasi.
b) Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan diterima di gudang.
c) Frekuensi dan ukuran atau banyaknya pengiriman yang akan dikirim / dikeluarkan dari gudang.
d) Lingkungan pergudangan dan kondisi bangunan. Hal ini penting untuk menjamin barang tidak mengalami kerusakan atau penurunan kualitas selama disimpan.
e) Sensitivitas temperatur, apakah barang memerlukan suhu khusus.
f) Apakah barang yang akan disimpan termasuk kategori barang berbahaya atau tidak. Juga bahan baku dari barang apakah termasuk bahan yang berbahaya.
2) Banyakanya Barang yang akan disimpan untuk Perhitungan Luas Tempa yang diperlukan
Berikut hal – hal yang harus diperhatikan terkait perhitungan luas tempat yang diperlukan.
a) Ukuran dan berat barang termasuk kemsannya.
b) Jenis kemasannya.
c) Apakah perlu tempat khusus untuk memsang kemasan baru, pemasangan label dan sebagainya.
2. Gudang Penyimpanan dan Gudang Distribusi
Tempat penyimpanan dan distribusi gudang diperlukan berbagai klasifikasi berikut.
a. Klasifikasi Gudang
Pada dasarnya, gudang berfungsi sebagai penyeimbang sekaligus pnentu langkah selanjutnya suatu perusahaan retail, baik sebagai gudang komersial , maupun digunakan sendiri.
Gudang dapat diklasifisikan sebagai berikut.
Download juga Materi Bab 1 Sistem Administrasi Bisnis Ritelb. Memilih Sebuah Gudang
Berikut tahapan yang perlu dilakukan dalam pemilihan gudang.
1) Mempertimbangkan Peraturan (Legislasi) yang Berlaku
Seorang manajer retail bagian pergudangan harus memastikan bahwa operasi pergudangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan peraturan daerah yang berlaku, antara lain sebagai berikut.
a) Peraturan kesehatan dan keselamatan pekerja.
b) Peraturan tenaga kerja.
c) Peraturan penyimpanan untuk obat-obatan dan sejenisnya.
d) Peraturan mengenai penyimpanan barang-barang yang masuk kategori barang berbahaya atau mengandung bahan berbahaya.
e) Peraturan mengenai bangunan atau sejenisnya.
2) Memilih Lokasi Gudang yang Cocok
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan lokasi gudang adalah sebagai berikut.
a) Penempatan Persediaan
Penempatan persediaan untuk beberapa jenis barang tertentu seperti hasil tambang dan hasil pertanian sering memerlukan tempat penyimpanan yang berada dekat dengan sumbernya. Hal tersebut karena ongkos transpornya rendh serta memudahkan dalam segi pengangkutannya. Penentuan gudang yang didekatkan dengan sumber bahan bakunya disebut product oriented location. Adapun market oriented location merupakan penentuan letak gudang yang deket dengan pelanggan maupun pasarnya. Gudang yang letaknya dekat dengan pasar diperuntukan bagi barang – barang yang mudah rusak, sperti roti basah, buah – buahan, dan sebagainya.
b) Penempatan Peralatan
Penempatan peraltan perlu dikombinasikan sedekimian rupa dengan mempertimbangkan faktor efesiensi. Peralatan yang dipakai seperti forklif, truk, konveyor, dan sebagainya harus disesuikan dengan produk yang disimpan. Barang – barang yang mudah rusak sebelum dipindahkan harus dibutkan pembungkus sebagai pelindung. Hal ini dimaksudkan supaya tidak mengalami kerusakan dalam proses pengangkutannya.
c) Jenis Fasilitas dan lokasi gudang
Jenis Fasilitas yang digunakan dapat dibedakan menjadi untuk keperluan dengan satu laintai dan dua lantai yang biasa dinaik – turunkan. Adapun dengan satu lantai dan dua lantai cukup menggunakan alat – alat yang dapat bergerak secara vertikal. Beberapa fasilitas umum yang ada untuk gudang tersebut di antaranya fasilitas air, listrik, telepon, dan fasilitas lain yang dibutuhkan. Selain itu, lokasi gudang harus bebas dari banjir serta akses ke gudang harus bisa dilalui oleh truk besar.
d) Kondisi bangunan gudang harus baik
Konstruksi bangunan harus baik, sehingga dapat digunakan dalam jangka panjang.
e) Keamanan
Keamanan identik dengan aspek yang sangat penting dari fasilitas gudang. Hal tersebut karena harus ada parameter untuk keamanan bangunan dan lingkungan sekitarnya serta perlindungan yang memadai untuk isi gudang, kendaraan, dan peralatan yang digunakan.
f) Layout
Bentuk layout gudang pada setiap perusahaan sangat berbda- beda. Gudang kertas tentu saja memiliki layout yang berbeda dengan gudang buah dan sayur mayur. Selain itu, pada perusahaan dagang seperti retailer (eceran), penyimpanan barang persediaan di ruangan toko tidak dapat dilakukan sebanyak penyimpanan barang di gudang. Penyimpanan barang di toko hanya untuk sejumlah persediaan yang diperkirakan cukup untuk melayani kebutuhan konsumen yang berbelanja ke toko tersebut.
3. Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang di Gudang
Proses penerimaan dan penyimpanan barang di gudang melalui beberapa prosedur penerimaan dan penyimpanan barang digudang.
a. Proses penerimaan barang
Tahap – tahap penrimaan barang sebagai berikut.
1) Setiap barang yang datang harus dimasukkan dahulu ke gudang sementara (temporary warehose) untuk diperiksa sesuai faktur atau bukti kirim.
2) Barang dikelompokkan sesuai jenisnya, selanjutnya barang yang baik segera dikirim ke gudang tetap dengan disertai surat pengantar khusus yang berisi daftar nama barang, jenis barang, spesifikasi barang, harga barang, dan instruksi cara penyimpanan barang.
3) Pada barang yang tidak memuhi syarat maka diretur kepada perusahaan pengirim diserau surat retur untuk barang yang bersangkutan.
Download juga Materi Bab 2 Lembaga Waralaba Dalam Bisnis Retail
b. Penyimpanan barang ke gudang tetap
Tahap – tahap penyimpanan barang ke gudang tetap yaitu sebagai berikut.
1) Barang – barang yn=ang telah mengalami proses pengecekan diterima dan disusun / disimpan sesuai dengan spesifikasi serat petunjuk intruksi penyimpanannya.
2) Barang – barang tersebut dicatat dalam kartu / buku gudang, dimana setiap jenis dicatat pada satu kartu saja. Kartu tersebut berfungsiuntuk mencatat barang masuk dan keluar.
3) Pemeriksaan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan jumlahnya dicatat dalam pembukuan khusus guna memudahkan pengendalian / pengontrolan.
4. Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang di Gudang
Prosedur penyimpanan barang daganga di gudang yang harus dilakukan perusahaan retail dapat dikategorikan sebagai berikut.
a. Kategori golongan barang.
b. Kategori subgolongan barang.
c. Katerogi jenis barang.
d. Ketegori merek atau cap barang.
Bagi perusahaan kecil yang keadaan modalnya tidak memungkinkan untuk menyediakan tempat dan peralatan khusus, dianjurkan memilj barang – barang dagangan untuk persediaan dengan cara penyimpanan dan pemeliharaan tidak terlalu rumit. Namun, bagi perusahaan skala menengah ke atas, beberapa tindakan khusus yang perlu diperhatikan dan dilakukan dalam rangka pemeliharaan barang di gudang, anatara lain sebagai berikut.
a. Menyimpan barang pada tempat yang telah disediakan sesuai golongan dan jenisnya.
b. Menyediakan tempat / ruangan yang memnuhi syarat.
c. Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup.
d. Mengatur suhu / temperatur udara di dalam ruang penyimpanan barang.
e. Menyediakan peralatan berupa lemari biasa, lemari pendingin, lemari pemanas, meja, dan rak yang sesuai dengan cara menyimpan jenis barang yang bersangkutan.
f. Membuat kartu laporan keadaan tempat dan jangka waktu penyimpanan barang.
g. Menempatkan petugas – petugas khusus untuk memlihara dan memeriksa keadaan tempat penyimpanan dan keadaan barang yang disimpan.
h. Menempatkan atau memasang keadaan darurat, diantaranya alarm bahaya kebakaran, alat pemadam kebakaran, alarm pencurian, alat pencegah dan penanggulangan tikus dan binatang kecil lainya, serta kamera tv intren (closed circuit).
B. Aktivitas Manjamen Pergudangan
Berikut berbagai akti itas yang dilakukan manajemen pergudangan dalam bisnis retail.
1. Proses Administrasi pada Gudang
Kegiatan yang tak kalah penting dalam gudang adalah administrasi gudang. Berbagai barang tersimpan dalam gudang seharusnya memilki data dalam pembukuan. Tugas ini menjadi tanggung jawab kepala gudang, sehingga dapat mengetahui adanya catatan barang yang sesuai dengan barang fisik. Kecocokan tersebut menyangkut jenis, jumlah, nilai, lokasi di gudang, tanggal penerimaan, dan lain – lainnya yang dianggap perlu. Kepala gudang seharusnya membuat kartu gudang untuk mengatasi berbagai keperuan tersebut. Setiap kartu gudang memuat setiap barang yang bertambah, berkurang, dan saldo barang dalam toko tersebut. Selain kartu gudang, kepala gudang juga harus membuat buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis / ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu dengan susunan secara alfabetis.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, bendahara barang / kepala gudang / pengurus barang dan unit – unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik dengan cara sebagai berikut.
a. Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa.
b. Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi.
c. Menyelenggrakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku – buku dan / atau kartu – kartu barang. Misalnya sebagai berikut.
1) Buku penerimaan gudang
Buku ini memuat semua keterangan – keterangan tentang bukti – bukti atau dokumen – dokumen penerimaan barang.
2) Buku pengeluaran gudang
Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti – bukti penyerakhan atas penerimaan barang.
3) Buku kekayaan gudang
Buku ini memuat dam menunjukan setipa saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua narang yang disimpan di gudang.
4) Kartu persediaan barang
Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan, dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu. Hal ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu – kartu yang begitu banyaknya jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak / peti khusus dengna susunan alfabetis.
Asar dalam melakukan administrasi gudang pada peusahaan retaik pada intinya terfokus pada barang, PO, dan faktur. Prosedurnya yaitu barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian ekspedisi, kemudian dicek silang berdasarkan PO. Selanjutnya, PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh divisi pembelian dan diperiksa pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang. Dokumen – dokumen tersebut terdiri atas tiga rangkap dengan perincian sebagai berikut.
a. Satu lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing).
b. Satu lembar ke bagian keuangan.
c. Satu lembar lagi ke bagian gudang.
Barang dari bagian receiving didistribusikan sesuai dengan sifat / kondisi barang. Barang – barang dalam jumlah banyak, susah didapat, dan barang – barang program langsung dikirim kebagian gudang. Adapun barang – barang fast moving, didistribusikan lan barang yang dijual. Apa busikan langsung ke area toko. Tiap-tiap konter setiap hari mendata barang dijual. Apabila barang sudah habis atau berkurang, seorang pramuniaga melakukan permintaan barang ke gudang.
Tahap – tahap penyimpanan barang ke gudang tetap yaitu sebagai berikut.
1) Barang – barang yn=ang telah mengalami proses pengecekan diterima dan disusun / disimpan sesuai dengan spesifikasi serat petunjuk intruksi penyimpanannya.
2) Barang – barang tersebut dicatat dalam kartu / buku gudang, dimana setiap jenis dicatat pada satu kartu saja. Kartu tersebut berfungsiuntuk mencatat barang masuk dan keluar.
3) Pemeriksaan fisik dilakukan oleh kepala gudang dan jumlahnya dicatat dalam pembukuan khusus guna memudahkan pengendalian / pengontrolan.
4. Penyimpanan dan Pemeliharaan Barang di Gudang
Prosedur penyimpanan barang daganga di gudang yang harus dilakukan perusahaan retail dapat dikategorikan sebagai berikut.
a. Kategori golongan barang.
b. Kategori subgolongan barang.
c. Katerogi jenis barang.
d. Ketegori merek atau cap barang.
Bagi perusahaan kecil yang keadaan modalnya tidak memungkinkan untuk menyediakan tempat dan peralatan khusus, dianjurkan memilj barang – barang dagangan untuk persediaan dengan cara penyimpanan dan pemeliharaan tidak terlalu rumit. Namun, bagi perusahaan skala menengah ke atas, beberapa tindakan khusus yang perlu diperhatikan dan dilakukan dalam rangka pemeliharaan barang di gudang, anatara lain sebagai berikut.
a. Menyimpan barang pada tempat yang telah disediakan sesuai golongan dan jenisnya.
b. Menyediakan tempat / ruangan yang memnuhi syarat.
c. Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup.
d. Mengatur suhu / temperatur udara di dalam ruang penyimpanan barang.
e. Menyediakan peralatan berupa lemari biasa, lemari pendingin, lemari pemanas, meja, dan rak yang sesuai dengan cara menyimpan jenis barang yang bersangkutan.
f. Membuat kartu laporan keadaan tempat dan jangka waktu penyimpanan barang.
g. Menempatkan petugas – petugas khusus untuk memlihara dan memeriksa keadaan tempat penyimpanan dan keadaan barang yang disimpan.
h. Menempatkan atau memasang keadaan darurat, diantaranya alarm bahaya kebakaran, alat pemadam kebakaran, alarm pencurian, alat pencegah dan penanggulangan tikus dan binatang kecil lainya, serta kamera tv intren (closed circuit).
B. Aktivitas Manjamen Pergudangan
Berikut berbagai akti itas yang dilakukan manajemen pergudangan dalam bisnis retail.
1. Proses Administrasi pada Gudang
Kegiatan yang tak kalah penting dalam gudang adalah administrasi gudang. Berbagai barang tersimpan dalam gudang seharusnya memilki data dalam pembukuan. Tugas ini menjadi tanggung jawab kepala gudang, sehingga dapat mengetahui adanya catatan barang yang sesuai dengan barang fisik. Kecocokan tersebut menyangkut jenis, jumlah, nilai, lokasi di gudang, tanggal penerimaan, dan lain – lainnya yang dianggap perlu. Kepala gudang seharusnya membuat kartu gudang untuk mengatasi berbagai keperuan tersebut. Setiap kartu gudang memuat setiap barang yang bertambah, berkurang, dan saldo barang dalam toko tersebut. Selain kartu gudang, kepala gudang juga harus membuat buku atau kartu stok barang untuk setiap jenis / ukuran barang. Kartu ini disimpan dalam kotak kartu dengan susunan secara alfabetis.
Dalam melaksanakan tugas tersebut, bendahara barang / kepala gudang / pengurus barang dan unit – unit harus menyelenggarakan administrasi pergudangan yang baik dengan cara sebagai berikut.
a. Menyelenggarakan tata buku pergudangan yang jelas dan mudah diperiksa.
b. Membukukan mutasi barang setiap terjadi mutasi.
c. Menyelenggrakan pembukuan dan administrasi barang dalam buku – buku dan / atau kartu – kartu barang. Misalnya sebagai berikut.
1) Buku penerimaan gudang
Buku ini memuat semua keterangan – keterangan tentang bukti – bukti atau dokumen – dokumen penerimaan barang.
2) Buku pengeluaran gudang
Buku ini memuat semua keterangan tentang bukti – bukti penyerakhan atas penerimaan barang.
3) Buku kekayaan gudang
Buku ini memuat dam menunjukan setipa saat dan jumlah nilai dalam uang dari semua narang yang disimpan di gudang.
4) Kartu persediaan barang
Kartu ini memuat semua keterangan yang meliputi penambahan, pengurangan, persediaan, dan harga dari suatu jenis barang (bahkan dari setiap ukuran dari jenis barang) tertentu. Hal ini berarti bahwa setiap jenis, bahkan setiap ukuran tipe dari suatu jenis barang harus dibuatkan kartu tersendiri. Kartu – kartu yang begitu banyaknya jumlahnya itu, harus disimpan dalam kotak / peti khusus dengna susunan alfabetis.
Asar dalam melakukan administrasi gudang pada peusahaan retaik pada intinya terfokus pada barang, PO, dan faktur. Prosedurnya yaitu barang yang dikirim supplier diterima oleh bagian ekspedisi, kemudian dicek silang berdasarkan PO. Selanjutnya, PO (Purchase Order) dikeluarkan oleh divisi pembelian dan diperiksa pada bagian tanggal permintaan barang, kuantitas atau jumlah barang per unit, dan keadaan fisik barang. Dokumen – dokumen tersebut terdiri atas tiga rangkap dengan perincian sebagai berikut.
a. Satu lembar ke bagian EDP (Entry Data Procesing).
b. Satu lembar ke bagian keuangan.
c. Satu lembar lagi ke bagian gudang.
Barang dari bagian receiving didistribusikan sesuai dengan sifat / kondisi barang. Barang – barang dalam jumlah banyak, susah didapat, dan barang – barang program langsung dikirim kebagian gudang. Adapun barang – barang fast moving, didistribusikan lan barang yang dijual. Apa busikan langsung ke area toko. Tiap-tiap konter setiap hari mendata barang dijual. Apabila barang sudah habis atau berkurang, seorang pramuniaga melakukan permintaan barang ke gudang.
2. Pencatatan Persediaan Barang
Pencatatan persediaan barang di gudang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu ual dan komputerisasi. Berikut penjelasannya.
a. Pencatatan Komputerisasi
Pencatatan barang secara komputerisasi akan memudahkan administrasi dang dalam melakukan rekapitulasi terhadap barang yang keluar masuk gudang. Pencatatan barang dengan komputer diakomodir oleh sistem khusus. Pencatatan barang dimulai dari penerimaan barang oleh admin gudang berdasarkan PO yang diajukan pengguna kepada vendor, dilanjutkan dengan pengambilan barang di gudang oleh pengguna. Penerimaan dan pengambilan barang tersebut otomatis akan memperbarui stok yang ada di gudang, sehingga admin gudang tidak direpotkan oleh kegiatan pencatatan
b. Pencatatan Manual
Pada dasarnya, administrasi gudang terdiri atas dua sistem pencatatan, yaitu sistem pencatatan terus-menerus (perpetual system/sistem buku) dan sistem pencatatan secara periodik (periodic system).
Pada sistem pencatatan terus-menerus (perpetual system/sistem buku), pencatatan dilakukan secara terus-menerus. Sedangkan pada sistem pencatatan secara periodik (periodic system), setiap ada transaksi penjualan maka hanya penerimaan dari penjualan saja yang dicatat.
Sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang, antara lain sebagai berikut.
No Metode Keterangan
1. First-In, First-Out (FIFO)
Pencatatan jenis ini berarti barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).
2. Last-In, First-Out (LIFO) Pencatatan jenis ini berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).
3. Weight AVERAGE Cost (WAC)/ AVERAGE Cost (AC) Pencatatan jenis ini berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya.
3. Prosedur Labelling
Prosedur labelling merupakan pemberian identitas pada suatu produ dasarnya, label bertujuan agar konsumen dapat memperoleh produk sesu diharapkan dan sehat serta aman dikonsumsi. Tanpa label tersebut pela akan kesulitan membedakan antara produk satu dengan yang lainnya. Beba industri besar yang membutuhkan label untuk produk-produknya, antara industri makanan, minuman, permen, cokelat, perawatan diri, kosmetik, main elektronik, mobil dan motor (oli), bahan kimia (chemical), rumah tangga den retail.
Langkah-langkah proses labelling barang pada gudang, antara lain sebagai berikut.
a. Memberi stiker semua produk dengan label informasi. Hal ini memastikan bahwa ketika akan melalui inventaris, dapat dengan mudah melacak dan menyimpannya. Misalnya, jika persediaan diberi label oleh admin gudang dengan jenis produk dan deskripsi maka ketika mencari produk dapat melihat sesuai dengan label, bukan menebak apa yang dibutuhkan.
b. Memasukkan produk yang sama di barang-di-rak-supermarket tempat yang sama. Bila memiliki banyak persediaan, hal ini membantu untuk menjaga jenis produk yang sama di tempat yang sama, sehingga lebih mudah menemukan yang dibutuhkan. Misalnya, jika berkeliling gudang untuk mencari spidol, dan telah menemukan satu spidol, secara tidak langsung menemukan semuanya.
c. Menumpuk item secara vertikal dengan tujuan menghemat ruang di gudang peralatan yang harus disusun ke belakang, membuatnya tampak lebih rapi. Hal ini tidak berlaku untuk furnitur dan peralatan yang harus disusun di belakang.
d. Memberi jarak antargang, karena akan makin lorong gudang sangat berantakan. sulit untuk ditemukan jika kondisi.
e. Menempatkan gambar digital pada kota ada di dalamnya. Gambar digital dapat berupa gambar item maupun barcode. Jika setiap barang memiliki gambar digital di luar langsung mengurangi kemungkinan terbuka pengecekan. Informasi label yang ditempelkan pada boks sangat membantu operator gudang melakukan stok opname. Hal tersebut karena tidak perlu melakukan penghitungan manual dan cukup melihat informasi pada lebel.
Cross merupakan sistem distribusi di mana barang dagangan diterima di warehouse ataupun distributio center tanpa disimpan kembali, tetapi langsung dipersiapkan untuk pengiriman selanjutnya. Dengan kata lain, cross docking proses pemindahan dari titik penerimaan langsung ke titik pengiriman tanpa disimpan lagi untuk sementara. Tujuan dari cross docking identik dengan menghilangkan penyimpanan yang kurang produktif pada distribution center retailer atau wholesaler. Keuntungan yang diperoleh, di antaranya berupa hilangnya biaya dan waktu, meminimalkan proses memindahkan produk ke dalam atau ke luar lokasi pergudangan, termasuk data entry yang dihubungkan ke dalam sistem informasi manajemen inventori.
a. Jenis-Jenis Cross Docking
Pada dasarnya cross docking dapat dikategorikan sebagai berikut.
1) Intermediate Handling Cross Docking
Pengemasan menggunakan peti dan lain-lain yang diterima, kemudian dibuka dan diberi label kembali ke dalam kemasan baru oleh distribution center yang selanjutnya dikirimkan kembali ke toko. Selanjutnya, kemasan baru dikirim dan digabungkan dengan kemasan yang serupa dari supplier lain di kendaraan pengiriman. Dalam hal ini, distribution center mengeluarkan order gabungan tanpa ada rincian dari toko. Unit logistik ditentukan oleh distributor si pembeli sesuai dengan kebutuhan toko. Adapun supplier menyiapkan dan mengirim produk ke distribution center. Pada tahap penerimaan, kemasan yang homogen dikurangi menjadi unit distribusi untuk segera dikirim ke toko.
Dalam hal ini, toko tidak lagi melakukan persiapan produk di dalam gudang distributor, tetapi dilakukan oleh supplier pada waktu persiapan sebelum barang tersebut dikirim. Proses tersebut memungkinkan supplier untuk mengirim ke satu titik guna meningkatkan tingkat kesegaran produk tersebut. Proses ini juga dapat digunakan untuk slow moving product guna pengiriman ke toko dengan ukuran menengah seperti supermarket atau outlet kecil self service. Cross docking jenis ini umumnya lebih sesuai untuk produk yang memiliki volume kecil seperti kosmetik, produk kebersihan, barang yang beraneka ragam, apparel, dan lainlain. Oleh sebab itu, guna mengoptimalkan penggunaan sumber alat pengangkut (transportasi), beberapa supplier di dalam supply chain yang sama dapat membentuk satu grup untuk menggabungkan pengiriman logistik mereka.
2) Pre-Packed Cross Docking
Pengemasan menggunakan palet, peti, dan lain-lain yang dipilih supplier berdasarkan pesanan dari toko, diterima dan dibawa menuju outbound docks. Hal tersebut digabungkan dengan kemasan yang sama dari supplier lain untuk dimuat ke dalam kendaraan pengiriman ke toko tanpa proses handling lebih lanjut.
b. Elemen Dasar untuk Cross Docking
Keterlibatan top manajer sangat dibutuhkan di dalam metode cross docking, bahkan senior manajemen harus menyetujui strategi distribusi umum untuk produk atau kumpulan produk yang terlibat di dalam proyek cross docking. Cross docking bukan sebuah proyek fungsional total, meskipun sistem informasi, logistik, dan sales departemen terlibat di dalam prosesnya. Namun demikian, tingkat fleksibilitas selalu dibutuhkan di dalam proses tersebut, sebagaimana faktor-faktor yang dilibatkan tidak dapat diperkirakan pada suatu waktu misalnya terjadi pencurian, keterlambatan pada kendaraan karena mesin rusak, sistem IT down pada saat itu, dan lain-lain. Beberapa pokok persoalan untuk mempertimbangkan kapan pelaksanaan/pengaturan cross docking antara lain waktu pengiriman, keterbatasan ruang, mechanical handling equipment (MHE), dan human resources.
A. Pilihlah jawaban yang paling tepat!
1. Berikut mekanisme yang bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat proses penerimaan, kecuali ....
A. Penggunaan cheklist
B. Pelaksanaan double check saat penerimaan dan input ke sistem
C. Penyediaan personil khusus
D. Menggunakan sistem aplikasi komputer
E. Rasio kebutuhan produksi dan kapasitas gudang
2. Proses pengiriman barang tentu juga terkait dengan kapasitas atau daya tampung gudang. Untuk itu, harus dibuat ....
A. Forecasting
B. Human resoursce
C. Management information
D. Double chek system
E. Dengan bercode system
3. Salah satu faktor penting yang berfungsi sebagai penyeimbang sekaligus penentu langkah selanjutnya suatu perusahaan retail adalah ....
A. Gudang
B. Loker
C. Laci
D. Kotak
E. Boks
4. Gudang yang letaknya dekat dengan pasar pada umumnya diperuntukan bagi ....
A. Barang dalam proses produksi
B. Barang – barang yang mudah rusak
C. Barang baku (raw material)
D. Barang tahan lama dan awet
E. Peralatan berat dan ringan
5. Berikut kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan barang di gudang, kecuali ...
A. Kesalahan dalam jumlah dan jenis barang
B. Pesanan tidak sesuai dengan PO
C. Kerusakan fisik pada barang
D. Ketepatan kedatangan truk barang
E. Ketidaklengkapan dokumen barang
6. Berikut yang bukan termasuk sarana yang dibutukan dalam pemeliharaan barang di gudang adalah ...
A. Mnyediakan tempat/ruangan yang memnuhi syarat
B. Mengatur suhu/temperatur udara di dalam ruang penyimpanan barang
C. Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup
D. Membuat kartu laporan keadaan tempat dan barang jangka waktu penyimpanan
E. Meniadakan peralatan untuk keadaan darurat
7. Barang persediaan di gudng bagi usaha industri dapat dikategorikan sebagai bahan baku yang sering disebut sebagai ....
A. Goods in proses
B. Finished goods
C. Raw material
D. Merchandis inventory
E. Closed circuit
8. Perhatikan bebrapa pernyataan berikut.
(1) Menyimpan barang pada tempat yang telah disediakan sesuai golongan dan jenisnya.
(2) Menyediakan tempat seadanya.
(3) Menyediakan tempat/ruangan yang memenuhi syarat.
(4) Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup.
Dari beberapa pernyataan tersebut tindakan yang tidak dianjurkan dlam manajemen gudang adalah nomor ...
A. (1) dan (2)
B. (2) dan (3)
C. (2) dan (4)
D. (3) dan (5)
E. (4) dan (5)
9. Berikuy yang bukan termasuk peralatan yang harus ada di gudang untuk keadan darurat adalah ....
A. Alat pemadam kebakaran
B. Alarm pecurian
C. Kamera TV intren (closed circuit)
D. Alat penangulangan tikus
E. Satu pengaman (satpam)
10. Pengelolaan gudang meskipun simpel, namun dalam pelaksanaanya memerlukan keahlian khusus. Hal ini dikarenakan setiap barang memiliki ...
A. Sifat – sifat yang berbeda
B. Fungsi yang berbanding lurus
C. Harga yang bervariasi
D. Sifat – sifat yang sejenis
E. Produsen yang sama
11. Keputusan menajemen dalam menentukan letak gudang dipengaruhi oleh bebrapa faktor sebagai berikut, kecuali ....
A. Biaya transpor
B. Onkos produksi
C. Jenis barang
D. Kondisi pasar
E. Persaingan
12. Penentuan gudang yang didekatkan dengan sumber bahan bakunya disebut ...
A. Destination product lacation
B. Market oriented location
C. Destination market lacation
D. Product orinted location
E. Conveyor product located
13. Barang – barang yang telah diseleksi harus segera dikirim ke gudang tetap dengan disertai surat pengantar khusus yang berisi data- data berikut, kecuali ...
A. Daftar nama barang
B. Jenis barang
C. Nama kepala gudang
D. Spesifikasi dan harga barang
E. Cara penyimpanan
14. Perhatikan beberaoa pernyataan berikut!
(1) Menjual barang yang terlebih dahulu ada di gudang
(2) Menjual barang yang baru datang digudang karena lebih mudah mengambilnya, sedanglan barang lama tertimbun di dalam.
(3) Tidak menimbun bahan pangan terlalu lama di gudang.
(4) Memisahkan bahan pangan dengan bahan kimia saat menyimpan di gudang.
(5) Mencampur berbagai jenis barang di gudang tanpa memisahkanjenis – jenisnya.
Dari bebrapa pernyataan tersebut, kesalahan manajemen gudang ditunjukan pada nomor ...
A. (1) dan (2)
B. (1) dan (3)
C. (2) dan (4)
D. (2) dan (5)
E. (3) dan (5)
15. Keberadaan gudang dengan sistem penangan modern mampu mengurangi hal – hal berikut, kecuali ...
A. Kecelakaan kerja
B. Pencurian
C. Biaya buruh
D. Faktor kerusakan
E. Laba menurun
B. Selesaikan soal – soal berikut dengan tepat!
1. Uraikan tentang tindakan khusus yang berhubungan dengan pemeliharaan barang di gudang!
2. Terangkan hubungan antar penempatan peralatan dengan cara menentukan lokasi gudang!
3. Jabarkan yang Anda ketahui tentang gudang!
4. Tuliskan yang Anda ketahui tentang klasifikasi gudang!
5. Sebutkan tahap – tahap penyimpanan barang ke gudang tetap!
6. Jabarkan langkah – langkah proses labelling barang pada gudang!
7. Tuliskan yang Anda ketahui tentang pencatatan manual pada persediaan barang!
8. Uraikan tentang kategori penyimpanan barang dagangan di gudang yang harus dilakukan perusahaan retail!
9. Jabarkan tentang kelebihan dan kekurangan menggunakan gudang umum bagi perusahaan retail!
10. Terangkan yang Anda ketahui tentang tugas kepala gudang!
PROYEK
Kerjakan tugas berikut secara kelompok yang terdiri atas 4 – 5 orang siswa!
1. Lakukan pengamatan bersama kelompok ke toko retail yang ada di sekitar Anda!
2. Buat daftar petanyaan yang akan diajukan kepada pendangan maupun pembelinya, kemudian lakukan wawancara!
3. Dari hasil wawancara lakukan identifikasi dan diskusi mengenai manajemn pergudangan!
4. Buatlah laporan hasil pengamatan dengan ketentuan pengetikan sebagai berikyt.
a. Ukuran kertas A4.
b. Margin kiri 4 cm, margin kanan 3 cm.
c. Margin atas 4 cm, margin bawah 3 cm.
d. Ukurann huruf untuk judul arial 14 pt, untuk subjudul 12 pt, sedangkan untuk isi laporan 11 pt
e. Laporan minimal 5 halaman, dilengkapi dengan gambar saat wawancara dilakukan, kemudian dijilid dengan rapi.
5. Sistematika penulisan laporanya, yaitu sebagai berikut.
a. Pendahuluan
b. Isi laporan
c. Penutup
6. Laporan dikumpulkan 2 minggu setelah pemberian tugas.
Pencatatan persediaan barang di gudang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu ual dan komputerisasi. Berikut penjelasannya.
a. Pencatatan Komputerisasi
Pencatatan barang secara komputerisasi akan memudahkan administrasi dang dalam melakukan rekapitulasi terhadap barang yang keluar masuk gudang. Pencatatan barang dengan komputer diakomodir oleh sistem khusus. Pencatatan barang dimulai dari penerimaan barang oleh admin gudang berdasarkan PO yang diajukan pengguna kepada vendor, dilanjutkan dengan pengambilan barang di gudang oleh pengguna. Penerimaan dan pengambilan barang tersebut otomatis akan memperbarui stok yang ada di gudang, sehingga admin gudang tidak direpotkan oleh kegiatan pencatatan
b. Pencatatan Manual
Pada dasarnya, administrasi gudang terdiri atas dua sistem pencatatan, yaitu sistem pencatatan terus-menerus (perpetual system/sistem buku) dan sistem pencatatan secara periodik (periodic system).
Pada sistem pencatatan terus-menerus (perpetual system/sistem buku), pencatatan dilakukan secara terus-menerus. Sedangkan pada sistem pencatatan secara periodik (periodic system), setiap ada transaksi penjualan maka hanya penerimaan dari penjualan saja yang dicatat.
Sistem pencatatan persediaan barang dapat dilakukan dengan beberapa metode. Metode pencatatan persediaan barang, antara lain sebagai berikut.
No Metode Keterangan
1. First-In, First-Out (FIFO)
Pencatatan jenis ini berarti barang yang pertama masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan, atau secara mudah dapat dikatakan masuk pertama, keluar pertama (MPKP).
2. Last-In, First-Out (LIFO) Pencatatan jenis ini berarti barang yang paling akhir masuk, barang itulah yang lebih dahulu dikeluarkan atau dikatakan bahwa masuk akhir, pertama keluar (MAKP).
3. Weight AVERAGE Cost (WAC)/ AVERAGE Cost (AC) Pencatatan jenis ini berarti bahwa barang-barang yang dikeluarkan dicatat berdasarkan harga rata-ratanya.
3. Prosedur Labelling
Prosedur labelling merupakan pemberian identitas pada suatu produ dasarnya, label bertujuan agar konsumen dapat memperoleh produk sesu diharapkan dan sehat serta aman dikonsumsi. Tanpa label tersebut pela akan kesulitan membedakan antara produk satu dengan yang lainnya. Beba industri besar yang membutuhkan label untuk produk-produknya, antara industri makanan, minuman, permen, cokelat, perawatan diri, kosmetik, main elektronik, mobil dan motor (oli), bahan kimia (chemical), rumah tangga den retail.
Langkah-langkah proses labelling barang pada gudang, antara lain sebagai berikut.
a. Memberi stiker semua produk dengan label informasi. Hal ini memastikan bahwa ketika akan melalui inventaris, dapat dengan mudah melacak dan menyimpannya. Misalnya, jika persediaan diberi label oleh admin gudang dengan jenis produk dan deskripsi maka ketika mencari produk dapat melihat sesuai dengan label, bukan menebak apa yang dibutuhkan.
b. Memasukkan produk yang sama di barang-di-rak-supermarket tempat yang sama. Bila memiliki banyak persediaan, hal ini membantu untuk menjaga jenis produk yang sama di tempat yang sama, sehingga lebih mudah menemukan yang dibutuhkan. Misalnya, jika berkeliling gudang untuk mencari spidol, dan telah menemukan satu spidol, secara tidak langsung menemukan semuanya.
c. Menumpuk item secara vertikal dengan tujuan menghemat ruang di gudang peralatan yang harus disusun ke belakang, membuatnya tampak lebih rapi. Hal ini tidak berlaku untuk furnitur dan peralatan yang harus disusun di belakang.
d. Memberi jarak antargang, karena akan makin lorong gudang sangat berantakan. sulit untuk ditemukan jika kondisi.
e. Menempatkan gambar digital pada kota ada di dalamnya. Gambar digital dapat berupa gambar item maupun barcode. Jika setiap barang memiliki gambar digital di luar langsung mengurangi kemungkinan terbuka pengecekan. Informasi label yang ditempelkan pada boks sangat membantu operator gudang melakukan stok opname. Hal tersebut karena tidak perlu melakukan penghitungan manual dan cukup melihat informasi pada lebel.
Download juga Materi Produk Kreatif dan kewirausahaan Kelas XI SMK4. Cross Docking
Cross merupakan sistem distribusi di mana barang dagangan diterima di warehouse ataupun distributio center tanpa disimpan kembali, tetapi langsung dipersiapkan untuk pengiriman selanjutnya. Dengan kata lain, cross docking proses pemindahan dari titik penerimaan langsung ke titik pengiriman tanpa disimpan lagi untuk sementara. Tujuan dari cross docking identik dengan menghilangkan penyimpanan yang kurang produktif pada distribution center retailer atau wholesaler. Keuntungan yang diperoleh, di antaranya berupa hilangnya biaya dan waktu, meminimalkan proses memindahkan produk ke dalam atau ke luar lokasi pergudangan, termasuk data entry yang dihubungkan ke dalam sistem informasi manajemen inventori.
a. Jenis-Jenis Cross Docking
Pada dasarnya cross docking dapat dikategorikan sebagai berikut.
1) Intermediate Handling Cross Docking
Pengemasan menggunakan peti dan lain-lain yang diterima, kemudian dibuka dan diberi label kembali ke dalam kemasan baru oleh distribution center yang selanjutnya dikirimkan kembali ke toko. Selanjutnya, kemasan baru dikirim dan digabungkan dengan kemasan yang serupa dari supplier lain di kendaraan pengiriman. Dalam hal ini, distribution center mengeluarkan order gabungan tanpa ada rincian dari toko. Unit logistik ditentukan oleh distributor si pembeli sesuai dengan kebutuhan toko. Adapun supplier menyiapkan dan mengirim produk ke distribution center. Pada tahap penerimaan, kemasan yang homogen dikurangi menjadi unit distribusi untuk segera dikirim ke toko.
Dalam hal ini, toko tidak lagi melakukan persiapan produk di dalam gudang distributor, tetapi dilakukan oleh supplier pada waktu persiapan sebelum barang tersebut dikirim. Proses tersebut memungkinkan supplier untuk mengirim ke satu titik guna meningkatkan tingkat kesegaran produk tersebut. Proses ini juga dapat digunakan untuk slow moving product guna pengiriman ke toko dengan ukuran menengah seperti supermarket atau outlet kecil self service. Cross docking jenis ini umumnya lebih sesuai untuk produk yang memiliki volume kecil seperti kosmetik, produk kebersihan, barang yang beraneka ragam, apparel, dan lainlain. Oleh sebab itu, guna mengoptimalkan penggunaan sumber alat pengangkut (transportasi), beberapa supplier di dalam supply chain yang sama dapat membentuk satu grup untuk menggabungkan pengiriman logistik mereka.
2) Pre-Packed Cross Docking
Pengemasan menggunakan palet, peti, dan lain-lain yang dipilih supplier berdasarkan pesanan dari toko, diterima dan dibawa menuju outbound docks. Hal tersebut digabungkan dengan kemasan yang sama dari supplier lain untuk dimuat ke dalam kendaraan pengiriman ke toko tanpa proses handling lebih lanjut.
b. Elemen Dasar untuk Cross Docking
Keterlibatan top manajer sangat dibutuhkan di dalam metode cross docking, bahkan senior manajemen harus menyetujui strategi distribusi umum untuk produk atau kumpulan produk yang terlibat di dalam proyek cross docking. Cross docking bukan sebuah proyek fungsional total, meskipun sistem informasi, logistik, dan sales departemen terlibat di dalam prosesnya. Namun demikian, tingkat fleksibilitas selalu dibutuhkan di dalam proses tersebut, sebagaimana faktor-faktor yang dilibatkan tidak dapat diperkirakan pada suatu waktu misalnya terjadi pencurian, keterlambatan pada kendaraan karena mesin rusak, sistem IT down pada saat itu, dan lain-lain. Beberapa pokok persoalan untuk mempertimbangkan kapan pelaksanaan/pengaturan cross docking antara lain waktu pengiriman, keterbatasan ruang, mechanical handling equipment (MHE), dan human resources.
Download juga Materi Housekeeping Jenis Area/Ruangan Umum di HotelSoal latihan
A. Pilihlah jawaban yang paling tepat!
1. Berikut mekanisme yang bisa digunakan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat proses penerimaan, kecuali ....
A. Penggunaan cheklist
B. Pelaksanaan double check saat penerimaan dan input ke sistem
C. Penyediaan personil khusus
D. Menggunakan sistem aplikasi komputer
E. Rasio kebutuhan produksi dan kapasitas gudang
2. Proses pengiriman barang tentu juga terkait dengan kapasitas atau daya tampung gudang. Untuk itu, harus dibuat ....
A. Forecasting
B. Human resoursce
C. Management information
D. Double chek system
E. Dengan bercode system
3. Salah satu faktor penting yang berfungsi sebagai penyeimbang sekaligus penentu langkah selanjutnya suatu perusahaan retail adalah ....
A. Gudang
B. Loker
C. Laci
D. Kotak
E. Boks
4. Gudang yang letaknya dekat dengan pasar pada umumnya diperuntukan bagi ....
A. Barang dalam proses produksi
B. Barang – barang yang mudah rusak
C. Barang baku (raw material)
D. Barang tahan lama dan awet
E. Peralatan berat dan ringan
5. Berikut kesalahan yang mungkin bisa terjadi pada proses penerimaan barang di gudang, kecuali ...
A. Kesalahan dalam jumlah dan jenis barang
B. Pesanan tidak sesuai dengan PO
C. Kerusakan fisik pada barang
D. Ketepatan kedatangan truk barang
E. Ketidaklengkapan dokumen barang
6. Berikut yang bukan termasuk sarana yang dibutukan dalam pemeliharaan barang di gudang adalah ...
A. Mnyediakan tempat/ruangan yang memnuhi syarat
B. Mengatur suhu/temperatur udara di dalam ruang penyimpanan barang
C. Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup
D. Membuat kartu laporan keadaan tempat dan barang jangka waktu penyimpanan
E. Meniadakan peralatan untuk keadaan darurat
7. Barang persediaan di gudng bagi usaha industri dapat dikategorikan sebagai bahan baku yang sering disebut sebagai ....
A. Goods in proses
B. Finished goods
C. Raw material
D. Merchandis inventory
E. Closed circuit
8. Perhatikan bebrapa pernyataan berikut.
(1) Menyimpan barang pada tempat yang telah disediakan sesuai golongan dan jenisnya.
(2) Menyediakan tempat seadanya.
(3) Menyediakan tempat/ruangan yang memenuhi syarat.
(4) Memberikan penerangan (lampu listrik) yang cukup.
Dari beberapa pernyataan tersebut tindakan yang tidak dianjurkan dlam manajemen gudang adalah nomor ...
A. (1) dan (2)
B. (2) dan (3)
C. (2) dan (4)
D. (3) dan (5)
E. (4) dan (5)
9. Berikuy yang bukan termasuk peralatan yang harus ada di gudang untuk keadan darurat adalah ....
A. Alat pemadam kebakaran
B. Alarm pecurian
C. Kamera TV intren (closed circuit)
D. Alat penangulangan tikus
E. Satu pengaman (satpam)
10. Pengelolaan gudang meskipun simpel, namun dalam pelaksanaanya memerlukan keahlian khusus. Hal ini dikarenakan setiap barang memiliki ...
A. Sifat – sifat yang berbeda
B. Fungsi yang berbanding lurus
C. Harga yang bervariasi
D. Sifat – sifat yang sejenis
E. Produsen yang sama
11. Keputusan menajemen dalam menentukan letak gudang dipengaruhi oleh bebrapa faktor sebagai berikut, kecuali ....
A. Biaya transpor
B. Onkos produksi
C. Jenis barang
D. Kondisi pasar
E. Persaingan
12. Penentuan gudang yang didekatkan dengan sumber bahan bakunya disebut ...
A. Destination product lacation
B. Market oriented location
C. Destination market lacation
D. Product orinted location
E. Conveyor product located
13. Barang – barang yang telah diseleksi harus segera dikirim ke gudang tetap dengan disertai surat pengantar khusus yang berisi data- data berikut, kecuali ...
A. Daftar nama barang
B. Jenis barang
C. Nama kepala gudang
D. Spesifikasi dan harga barang
E. Cara penyimpanan
14. Perhatikan beberaoa pernyataan berikut!
(1) Menjual barang yang terlebih dahulu ada di gudang
(2) Menjual barang yang baru datang digudang karena lebih mudah mengambilnya, sedanglan barang lama tertimbun di dalam.
(3) Tidak menimbun bahan pangan terlalu lama di gudang.
(4) Memisahkan bahan pangan dengan bahan kimia saat menyimpan di gudang.
(5) Mencampur berbagai jenis barang di gudang tanpa memisahkanjenis – jenisnya.
Dari bebrapa pernyataan tersebut, kesalahan manajemen gudang ditunjukan pada nomor ...
A. (1) dan (2)
B. (1) dan (3)
C. (2) dan (4)
D. (2) dan (5)
E. (3) dan (5)
15. Keberadaan gudang dengan sistem penangan modern mampu mengurangi hal – hal berikut, kecuali ...
A. Kecelakaan kerja
B. Pencurian
C. Biaya buruh
D. Faktor kerusakan
E. Laba menurun
B. Selesaikan soal – soal berikut dengan tepat!
1. Uraikan tentang tindakan khusus yang berhubungan dengan pemeliharaan barang di gudang!
2. Terangkan hubungan antar penempatan peralatan dengan cara menentukan lokasi gudang!
3. Jabarkan yang Anda ketahui tentang gudang!
4. Tuliskan yang Anda ketahui tentang klasifikasi gudang!
5. Sebutkan tahap – tahap penyimpanan barang ke gudang tetap!
6. Jabarkan langkah – langkah proses labelling barang pada gudang!
7. Tuliskan yang Anda ketahui tentang pencatatan manual pada persediaan barang!
8. Uraikan tentang kategori penyimpanan barang dagangan di gudang yang harus dilakukan perusahaan retail!
9. Jabarkan tentang kelebihan dan kekurangan menggunakan gudang umum bagi perusahaan retail!
10. Terangkan yang Anda ketahui tentang tugas kepala gudang!
PROYEK
Kerjakan tugas berikut secara kelompok yang terdiri atas 4 – 5 orang siswa!
1. Lakukan pengamatan bersama kelompok ke toko retail yang ada di sekitar Anda!
2. Buat daftar petanyaan yang akan diajukan kepada pendangan maupun pembelinya, kemudian lakukan wawancara!
3. Dari hasil wawancara lakukan identifikasi dan diskusi mengenai manajemn pergudangan!
4. Buatlah laporan hasil pengamatan dengan ketentuan pengetikan sebagai berikyt.
a. Ukuran kertas A4.
b. Margin kiri 4 cm, margin kanan 3 cm.
c. Margin atas 4 cm, margin bawah 3 cm.
d. Ukurann huruf untuk judul arial 14 pt, untuk subjudul 12 pt, sedangkan untuk isi laporan 11 pt
e. Laporan minimal 5 halaman, dilengkapi dengan gambar saat wawancara dilakukan, kemudian dijilid dengan rapi.
5. Sistematika penulisan laporanya, yaitu sebagai berikut.
a. Pendahuluan
b. Isi laporan
c. Penutup
6. Laporan dikumpulkan 2 minggu setelah pemberian tugas.
Untuk mendapatkan Materi Pengelolaan Bisnis Ritel Bab IV Manajemen Pergudangan Dalam Bisnis Retail silahkan download filenya yang sudah kami kemas dalam bentuk pdf pada link yang sudah kami sediakan di bawah ini.
Kunci jawabannya ada?
BalasHapus