Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail
 |
| Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail |
A. Sistem Perhitungan Nilai Persediaan
Sebuah toko perlu melakukan perhitungan tentang ketersediaan barang. Sistem perhitungan dapat dilakukan dengan dua teknis, yaitu sistem periodik dan perpetual. Lalu bagaimana cara melakukanya? Simak pembahasan berikut.
1. Nilai Persediaan Berdasarkan Metode Periodik
Peretail akan melakukan pencatatan pembelian barang dagang dengan mendebet rekening pembelian sebagai rekening sementara untuk mengumpulkan seluruh harga pokok barang yang dibeli pada periode tertentu. Pada akhir periode, rekening ini harus ditutup. Perhitungan persediaan (nilai persediaan) dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada di gudang dan untuk dapat dihitung harga pokoknya. Dalam metode ini setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian karena setiap mutasi persediaan barang dagang tidak diikuti dalam metode buku. Hal ini terjadi karena tidak terdapat catatan mutasi persediaan barang. Dengan demikian, harga penjualan pokok juga tidak dapat sewaktu-waktu diketahui. Sistem pencatatan periodik akan mencatat transaksi mutasi pembelian ke dalam akun pembelian. Sistem tersebut merupakan akun sementara dan harus dilakukan pengecekan fisik terhadap persediaan di akhir periode atau biasa disebut nilai persediaan.
Persediaan bisa dikatakan sebagai pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau konsumsi dalam membuat barang yang akan dijual. Dengan demikian, hanya Perusahaan barang saja yang memiliki persediaan dan perusahaan jasa tidak pemilikinya. Oleh sebab itu, persediaan menjadi hal yang penting karena baik laporan laba laba/rugi maupun neraca tidak akan dapat disusun tanpa mengetahui nilai persediaan. Kesalahan dalam penilaian persediaan akan langsung berakibat kesalahan dalam laporan laba/ rugi maupun neraca. Dalam perhitungan laba/rugi persediaan (awal dan akhir) memengaruhi besarnya Harga Pokok Penjualan (HPP). perumusannya adalah sebagai berikut.
HPP = Persediaan Awal+ Pembelian Bersih - Persediaan Akhir
a. Mengenal Metode Periodical System
Persediaan merupakan barang yang diperoleh dari supplier untuk atau bahan untuk diolah menjadi barang jadi atau barang jadi yang ak. barang yang akan digunakan. Penggunaan sistem periodik dilakul penjualan atau barang tidak memerlukan jurnal untuk harga pokal yang dijual di bagian akuntansi. Pada akhir tahun, persediaan bara akan dihitung kuantitasnya dan ditentukan harga belinya. Guna persediaan yang dipakai/dijual, persediaan yang pernah ada persedia ditambah pembelian selama satu periode) dikurangi dengan persediaan akhir Selanjutnya dibuat dua ayat jurnal penyesuaian, yaitu sebagai berikut.
1) Jurnal pertama digunakan untuk mendebet akun ikhtisar laba/rugi dan mengkredit akun persediaan sejumlah persediaan awal.
2) Jurnal yang kedua digunakan untuk mendebet akun persediaan barang dagangan dan mengkredit akun ikhtisar laba/rugi. Hal ini didasarkan atas hasil inventarisasi fisik barang pada akhir tahun. Ayat jurnal ini dibuat sekaligus dalam satu periode.
Perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) bisa dilakukan dengan cara seba berikut.
Persediaan barang awal Rpxxx
Pembelian (netto) Rpxxx (+)
Barang tersedia untuk dijual Rpxxx
Persediaan barang akhir Rpxxx (-)
Harga pokok penjualan Rpxxx
b. Selisih dalam Persediaan Periodical System
Sistem periodik (physical) identik dengan suatu sistem di mana setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik untuk menentukan jumlah persediaan akhir. Perhitungan yang dilakukan meliputi pengukuran dan penimbangan berbagai barang di akhir periode lalu dilakukan dengan suatu tingkat harga. Misalnya kios majalah di sebuah pusat perkantoran dan pertokoan yang menjual berbagai jenis majalah, koran, alat tulis, aksesoris HP, dan gantungan kunci. Jenis persediaan beraneka ragam, namun nilainya relatif kecil sehingga kurang efisien jika haru mencatat setiap transaksi yang nilainya kecil namun frekuensi transaksi tinggi.
Masalah yang akan timbul dari metode fisik adalah jika ingin menyusun laporan keuangan jangka pendek (bulanan). Dengan demikian, setiap bulan harus dilaku perhitungan fisik persediaan barang, ditambah dengan tanpa keterlibatan mutas persediaan dalam buku. Hal tersebut menjadikan metode ini sangat sederhana pa! saat pembelian atau pada saat mencatat penjualan. Adapun dapat diperkiran waktu yang dibutuhkan jika persediaan dengan jumlah item yang banyak sehingga berdampak pada penyusunan laporan keuangan yang ada kalanya terlambat. Oleh sebab itu, dalam metode fisik, harga pokok dihitung menggunakan metode selisih persediaan maka kekurangan atau kelebihan persediaan akan masuk ke dalam harga pokok penjualan tersebut.
c. Penilaian Persediaan dengan Sistem Fisik
Dalam Metode Tanda Pengenal Khusus (MTKP / specific identification), setiap barang yang dibeli atau yang masuk diberi tanda pengenal (kode) yang menunjukan harga per satuan sesuai faktur yang diterima. Dengan demikian, sudah jelas sudah jelas harga per satuanya. Oleh karena itu, guna mengetahui nilai persediaan pada akhir periode tinggal mengalikan jumlah barang yang masih ada dengan harga yang tercantum dalam etiket barang tersebut. Guna menetukan nilai persediaan barang pada akhir periode menurut sistem fisik sebagai berikut.
1) Metode MPKP (FIFO)
Dalam metode tersebut, barang yang lebih dulu masuk dianggap lebih dulu keluar atau dijual, sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau yang masuk belakangan. Harga pokok barang yang dijual dapat dihitung berdasarkan barang yang masuk terlebih dahulu atau dengan kata lain nilai persediaan akhir barang didasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir sesuai dengan jumlah unitnya.
3) Metode rata-rata (Average)
Metode jenis ini dikategorikan menjadi sebagai berikut.
a) Metode rata-rata tertimbang
Dalam metode tersebut, harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga barang yang tersedia untuk dijual, yaitu jumlah persediaan awal ditambah jumlah pembelian dengan kuantitas barang tersebut.
b) Metode rata-rata sederhana
Dalam metode tersebut, harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga beli per satuan setiap transaksi pembelian dan persediaan awal dengan frekuensi pembelian dan persediaan awal periode.
2. Nilai Persediaan Berdasarkan Metode Perpetual
sebuah toko retail harus memperhitungkan persediaan produk daganganya supaya para pelanggan dapat terpenuhi berbagai kebutuhanya. Selain cara melakukan perhitungan persediaan secara periodikal, kita juga dapat melakukan dengan sistem perpetual. Berikut cara melakukanya.
a. Mengenal Sistem Perpetual (Metode Buku)
Perusahaan retail yang menerapkan sistem ini akan menjual barang dagangan dengan harga relatif mahal untuk setiap unitnya. Selain itu, setiap unit barang memiliki berbagai variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan pelanggan. Hal ini dapat dilihat pada bisnis retail peralatan rumah tangga yang memiliki beragam jenis barang. Dengan demikian, terjadinya sistem perpetual karena adanya pencatatan pada periode akuntansi yang dilakukan secara berkesinambungan, misalnya pada pencatatan jumlah, biaya, maupun harga pokoknya, sehingga jumlah dan biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem perpetual juga bisa diterapkan oleh perusahaan non retail karena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh komputer dan scanner dalam mengidentifikasi setiap item persediaan.
Metode perpetual disusun dengan membuat buku pembantu persediaan sebagai rekening khusus dari setiap dari setiap jenis persediaan dimana penggunaanya diawasi oleh rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap terjadi perubahan dalam persediaan akan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan. Dengan demikian, jumlah persediaan dapat sewaktu-waktu diketahui dengan cara melihat Kolom saldo dalam rekening persediaan. Rekening yang digunakan untuk Persediaan dalam bentuk beberapa kolom, yaitu pembelian, penjualan dan saldo persediaan. Masing-masing kolom diperinci lebih mendetail guna mengetahui kuantitas dan harga perolehannya. Penggunaan metode buku (perpetual) dapat men dalam penyusunan neraca dan laporan labarrugi jangka pendek, karena tid lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.
Beberapa perlakuan akuntansi yang digunakan pada sistem pencatatan perpetual, yaitu sebagai berikut.
1) Akun persediaan identik dengan akun pengendali yang didukung dengan buku besar pembantu untuk setiap jenis/item persediaan.
2) Pembelian barang dagangan akan didebit pada akun persediaan.
3) Retur pembelian akan dikredit ke akun persediaan.
4) Beban angkut pembelian akan didebit pada akun persediaan.
5) Potongan pembelian akan dikredit ke akun persediaan.
6) Beban pokok penjualan atau harga pokok penjualan (cost of good sold) diakui bersamaan dengan pengakuan penjualan dan akun persediaan akan dikredit.
Meskipun tidak perlu dihitung secara manual atas barang, perusahaan retail tetap harus mengecek kesesuaian antara jumlah barang yang ada di gudang penyimpanan dengan pencatatan. Dampak positif yang diperoleh dengan melakukan pencatatan persediaan barang di gudang adalah bisa mendeteksi pergerakan barang dengan cepat, sehingga mengurangi risiko kehilangan barang dan kerusakan barang.
b. Selisih dalam Persediaan Perpetual
Dalam suatu perusahaan setidaknya dalam satu tahun sekali diadakan pengecekan terhadap kesesuaian barang di gudang dengan jumlah dalam rekenin persediaan walaupun neraca dan laporan laba/rugi dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang. Pengecekan tersebut dilakukan dengan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan, harus segera ditelusuri sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Misalnya selisih normal dalam arti susut (rusak) maupun kondisi tidak normal seperti hilang karena pencurian atau diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang sebagai berikut.
Selisih persediaan XXX
Persediaan Barang XXX
Bila dibandingkan dengan metode fisik, metode perpetual merupakan cara yang lebih baik dalam mencatat persediaan. Dengan demikian, membantu memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba / rugi. Selain itu, dapat digunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang. Misalnya bila jumlah dalam gudang lebih kecil dibanding dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi dan berlaku sebaliknya. Dengan demikian, rekening Harga Pokok Penjualan (HPP) hanya menunjukan harga pokok barang-barang yang di jual. Adapun selisih persediaan tidak dimasukkan dalam Harga Pokok Penjualan (HPP) karena dilakukan pencatatan sendiri. Selain itu, sistem pencatatan perpetual akan membuat catatan setiap kali terjadi mutasi persediaan pada pembeliaan, penjualan, atau retur pembelian.
Perhatikan ilustrasi metode buku sebagai berikut.
1) Perusahaan melakukan pembelian barang secara kredit sebesar Rp995.000,00
2) Perusahaan melakukan retur pembelian sebesar Rp325.000,00
3) Perusahaan melakukan penjualan kredit Rp670.000,00 dengan harga pokok Rp634.000,00
4) Perusahaan menerima retur penjualan Rp76.000,00 dengan harga pokok Rp70.000,00
Dengan demikian, Harga Pokok Penjualan (HPP) akan menampilkan harga pokok pada barang-barang yang dijual. Adapun selisih persediaan yang terjadi tidak termasuk dalam HPP (Harga Pokok Penjualan) tetapi di catat sendiri.
c. Penilaian Persediaan dengan Sistem Perpetual
Mutasi persediaan yang terjadi dalam sistem perpetual selalu dicatat dalam akun persediaan. Metode penilaian persediaan digunakan pada saat terjadi transaksi. Penjualan dengan membuat kartu persediaan barang (stock card) yang secara lengkap memuat kuantitas, harga satuan dan jumlah harga baik untuk lajur masuk/ keluar maupun sisa barang. Kartu persediaan sebagai buku pembantu pada tiap item barang yang dijual atau digunakan. Misalnya perusahaan retail memiliki 30 jenis barang maka harus membuat kartu persediaan barang sebayak 30.
Metode penilaian persediaan dalam pencatatan secara perpetual sebagai berikut.
1) Moving Average method (Rata-Rata Bergerak)
Moving Average method dapat dilakukan dengan rata-rata harga beli dihitung setiap transaksi pembelian terjadi. Harga pokok penjualan per satuan didasarkan pada rata-rata harga yang terjadi saat transaksi penjualan terjadi.
2) FIFO method
Metode ini beranggapan barang yang ada paling awal dianggap dijual paling awal juga. Perbedaanya adalah dalam metode perpetual perhitungan harga pokok dilakukan pada saat terjadi penjualan.
3) LIFO method
Pada LIFO method barang yang terakhir di beli akan dianggap barang yang dijual lebih dahulu. Saat terjadinya penjualan baru akan dihitung harga pokok barangnya.
3. Praktik Menghitung Nilai Persediaan
Hal yang harus dipahami dalam mengelola persediaan barang oleh peretail, yaitu konsistensi dalam menggunakan metode yang dipilihnya. Berikut berbagai cara menghitung nilai persediaan.
a. Menghitung Nilai Persediaan FIFO, LIFO, dan AVERAGE dengan sistem Periodik
Pada persediaan sebagai komponen cost of good sold, nilai persediaan tergantung dari kelengkapan data / catatan dan perhitungan barang. Dengan cara ini perhitungan persediaan yang dibebankan pada cost of good sold (CGS) ada kemungkinan overstatement. Hal tersebut karena hanya membandingkan dan menghitung jumlah barang yang dimiliki dikurangi dengan persediaan akhir. Jika terjadi barang yang hilang, rusak, menguap, turun kualitasnya dan sebagainya hal ini bila tidak terungkap akan menyebabkan laporan laba/rugi kurang informatif. Oleh karena adanya kerugian-kerugian yang seharusnya diperlukan sebagai kerugian extraordinary item, kemudian dengan perhitungan nilai persediaan secara berkala kurang mencukupi sebagai dasar pembuatan keputusan yang bersifat manajerial secara cepat.
1) Laporan persediaan Barang
Laporan persediaan barang merupakan ikhtisar dari kartu persediaan barang dagang, karena memuat berbagai jenis barang dagang beserta informasi saldo awal, mutasi persediaan, dan saldo akhir persediaan. Laporan jenis ini dibuat secara periodik guna memberikan informasi yang berkaitan dengan kualitas dan kuantitas.
2) Format laporan perhitungan fisik persediaan
Perhitungan fisik persediaan barang dagang secara periodik untuk mengetahui kesesuaian antara pencatatan pada persediaan barang dagang dengan jumlah fisik di gudang. Bentuk format laporan perhitungan fisik persediaan adalah sebagai berikut.
Saat melakukan penjualan, jurnal pada bagian debet menggunakan akun kas atau piutang dagang dan bagian kredit menggunakan akun penjualan. Harga Pokok Penjualan belum diketahui karena baru diketahui di akhir periodik setelah melakukan perhitungan nilai persediaan.
b. Menghitung Nilai Persediaan FIFO, LIFO, dan AVERAGE dengan Sistem Perpetual
Sistem perhitungan nilai persediaan dengan sistem perpetual sering digunakan dalam hal persediaan yang memiliki nilai tinggi guna mengetahui posisi persediaan pada suatu waktu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengatur pemesanan kembali persediaan pada saat mencapai jumlah tertentu. Misalnya persediaan alat rumah tangga elektronik seperti mesin cuci, kulkas, dan microwave. Pada pembelian barang dengan metode perpetual, penjurnalan akan terjadi pendebetan pada akun persediaan barang dagangan dan kredit pada akun utang atau kas. Adapun penjualan barang dilakukan penjurnalan dengan mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkredit akun persediaan, sehingga akun persediaan menunjukkan harga pokok dari persediaan yang ada di gudang.
1) Menentukan Cost dari Persediaan Akhir
Jika perusahaan sering membeli barang dengan harga beli masing-masing pembelian berbeda, tentu perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan harga pokok barang yang dipakai/dijual dan harga pokok barang yang masih ada di gudang. Berikut dasar dalam menentukan harga jual dari persediaan akhir.
a) FIFO (First In First Out) dilakukan dengan barang yang masuk terlebih dahulu dianggap yang pertama kali dijual/keluar. Dengan demikian, persediaan akhir akan berasal dari pembelian yang termuda/terakhir.
b) LIFO (last In First Out) dilakukan dengan barang yang terakhir masuk dianggap yang pertama kali keluar, sehingga persediaan akhir terdiri dari pembelian yang paling awal.
c) Rata-rata (AVERAGE) dilakukan dengan pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah digunakan maupun yang masih ditentukan untuk dicari nilai rata-ratanya. Metode ini menyatakan bahwa nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai persediaan dengan metode FIFO. Penggunaan metode ini akan berdampak pada laba kotor dan Harga Pokok Penjualan (HPP). Penentuan harga pokok barang yang terjual per unit dilakukan dengan menjumlahlkan saldo awal barang dengan jumlah nilai pembelian. Kemudian, dibagi dengan kuantitas barang yang dibeli. Setiap pembelian barang dagangan yang terjadi pada perhitungan penilaian persediaan dengan metode moving average, akan ditambahkan ke nilai saldo persediaan barang dagangan yang dirata-ratakan dengan kuantitas yang tersedia untuk menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP) rata-rata ketika barang dijual. Harga rata-rata pada metode moving harus diperbaharui setiap saat pada saat barang masuk dan keluar. Pencatatan persediaan secara perpetual dengan metode penilaian persediaan moving average
Jika perusahaan retail menggunakan sistem perpetual, penentuan harga pokok barang yang dijual dan persediaan akhir dilakukan setiap perusahaan menjual. Guna mempermudah pekerjaan menentukan harga pokok maka dapat menggunakan kartu persediaan.
2) Menaksir Harga Persediaan
Ada kalanya dalam melakukan perhitungan menggunakan sistem perpetual situasi sangat tidak memungkinkan untuk diterapkan.misalnya usaha retail dengan beribu macam jenis persediaan sehingga mengganggu operasional jika setiap bulan harus melakukan perhitungan persediaan dalam menyusun laporan keuangan bulanan. Terdapat dua metode yang sering digunakan untuk menaksir harga persediaan, yaitu sebagai berikut.
a) Metode laba kotor
Persediaan akhir ditentukan dengan cara persediaan awal ditambah dengan pembelian selama satu periode kemudian dikurangi dengan harga pokok barang yang dijual pada periode yang bersangkutan. Adapun untuk menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP), penjualan yang telah dicatat dalam rekening penjualan dikurangi dengan laba kotornya. Pada umumnya laba kotor sudah diketahui nilai % -nya, namun akan berlaku menggunakan % laba kotor tahun-tahun sebelumnya jika belum diketahui nilai % laba kotornya. Misalkan persediaan per 1 minggu tahun 2017 adalah Rp200.000,00 dengan pembelian selama bulan Mei mencapai Rp1.400.000,00. Penjualan selama bulan Mei menurut rekening buku besar Rp 1,100.000,00 dengan laba kotor 20% dari harga jual
Selain melakukan persediaan barang kita juga harus memahami tentang stock opname dalam bisnis retail. stock opname dilakukan guna menghitung persediaan secara riil dengan surat jalan yang ada serta penghitungan laporan kauangan yang benar. Selain itu, juga berguna dalam melakukan perbandingan dengan laporan keuangan tahun sebelumnya agar para retailer bisa merencanakan dan membuat strategi yang dijalankan pada masa yang akan datang. Beberapa keuntungan dalam melakukan stock opname, diantaranya membantu memastikan segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang berjalan sesuai dengan prosedur yang ditentukan, mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya, memastikan data persediaan barang yang ada di rak/ gudang sesuai dengan sistem pencatatan persediaan, serta mengetahui arus keluar dan masuk barang.
1. Dokumen Stock Opname dalam Bisnis Retail
setiap kejadian transaksi dalam bisnis retail seharusnya dicatat dengan tujuan mempermudah pembukuan dan laporan keuangan. Salah satunya perhitungan persediaan (stock opname). Dengan melaksanakan perhitungan stock opname dapat diketahui keakuratan dalam pencatatan persediaan barang saat barang masuk ataupun keluar bahkan adanya kecurangan dalam suatu toko retail (perusahaan). Dokumen-dokumen yang diperlukan saat toko retail melaksanakan stock opname di antaranya sebagai berikut.
a. Bukti Catatan Barang Masuk
Bukti catatan barang masuk identik dengan catatan yang berisi informasi tentang asal-usul supplier barang masuk , kode barang, nama barang, harga awal, jumlah dan kategori lainya yang dimiliki barng tersebut. Selain itu, dokumen jenis ini dapat digunakan untuk mencocokan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.
b. Bukti Catatan Barang Keluar
Bukti catatan barang keluar identik dengan catatan yang berisi informasi tentang tanggal, kode dan nama barang, jumlah, harga, serta tujuan barang persediaan tersebut berpindah tangan (dijual).
c. Bukti Masuk/Keluar Barang
Dokumen jenis ini jenis ini digunakan oleh retailer jika ingin melihat data pencatatan masuk ataupun keluar secara lengkap dibandingkan dengan dokumen sebelumnya sepereti kartu count tag, bukti catatan barang masuk, dan bukti catatan barang ke Luar. Namun pada zaman serba digital, banyak tersedia beraneka ragam aplikasi (software) komputer guna menunjang kemudahan dalam pencatatan, penyimpanan dan penghitungan transaksi akuntansi pada toko retail (perusahaan) pada suatu periode.
d. Kartu Persediaan (Kartu Barang)
Dokumen jenis ini akan memberikan informasi terkait pergerakan barang yang sejenis. Kartu persediaan (kartu barang) diperlukan pada saat karyawan retail ingin mengetahui aktivitas suatu barang, di mana kartu tersebut secara khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.
e. Kartu Count Tag
Secara umum, kartu count tag dibuat dua rangkap yaitu bagian yang asli diberikan kepada administrasi dan bagian duplikat (copy) ditempelkan di barang yang sudah dihitung. Hal tersebut karena dokumen jenis ini berfungsi sebagai dokumen yang digunakan pada saat pelaksanaan stock opname berlangsung. Kartu count tag menyediakan berbagai informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan (satuan), tanda tangan orang gudang, nongudang, dan auditor ekternal (jika ada).
2. Inventory Turn Over (ITO)
Inventory Turn Over merupakan suatu parameter yang menunjukkan kinerja dari barang tersebut masuk ke dalam kategori barang laku ataupun tidak laku. Oleh karena bagi store manager dan inventory (persediaan) sebagai nilai paling krusial dari bisnis retail dan menjadi bagian terbesar dari tanggung jawabnya dalam mengelola sebuah toko retail. Namun demikian, inventori bukan hanya menjadi tanggung jawab dari pimpinan toko retail semata, dari pimpinan toko retail semata. Namun, seluruh personil toko retail yang terlibat di dalamnya. Oleh sebab itu, cara terbaik dalam mengoptimalkan persedian agar barang-barang di toko retail cepat laku terjual sehingga terdapat istilah inventori turn over.
Pada umumnya, inventory turn over dinyatakan dalam satuan hari yang berarti barang-barang tersebut harus habis dalam waktu sekian hari. Dalam hal ini, proses ITO akan melihat kondisi barang yang masuk dalam kategori slow moving, medium moving, fast moving, bahkan yang paling fatal masuk ke dalam dead moving. makin cepat barang tersebut terjual, cash flow (aliran kas) toko retail akan makin membaik. Dampak selanjutnya adalah supplier yang bersangkutan akan memiliki tingkat kepercayaan sangat tinggi dan lebih senang dalam mensuplai barang ke toko retail yang bersangkutan.
3. Prosedur Perhitungan Stock Opname
Prosedur perhitungan stock opname yang dilakukan masing-masing usaha retail dimungkinkan berbeda-beda. Ini dikarenakan adanya penyesuaian dengan besar/kecilnya toko retail (perusahaan) serta jumlah persediaan barang yang dimiliki.
a. Stock Opname pada Toko Retail Skala Kecil
Proses stock opname pada toko retail skala kecil secara sederhana dapat dilakukan sebagai berikut.
1) Melakukan persiapan stock opname dengan menghentikan seluruh pergerakan barang.
2) Melakukan pembagian lokasi stock opname.
3) Pada saat melaksanakan proses stock opname, semua dokumen yang terkait sediaan barang harus sudah selesai dicatat.
4) Melakukan perhitungan fisik barang.
5) Melakukan pengumpulan data stock opname.
6) Membandingkan data stock opname antara catatan (sistem) dengan persediaan yang tersedia.
7) Melaporkan hasil stock opname.
b. Stock Opname pada Toko Retail Skala Besar
Proses Stock Opname pada toko retail skala besar dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1) Tahap Persiapan
Tahap-tahap persiapan yang dilakukan pada toko retail skala besar yaitu sebagai berikut.
a) Melakukan pemberitahuan kepada pemasok agar tidak mengirimkan barang selama proses stock opname berlangsung. Pemberitahuan bisa secara tertulis atau lisan (via telepon).
b) Melakukan pemberitahuan kepada pelanggan, sehingga tidak terjadi pergerakan barang pada stock opname berlangsung.
c) Pembentukan petugas (team stock opname) yaitu sebagai berikut.
(1) Koordinator yang bertindak dalam mengoordinasi tim yang ada di bawahnya.
(2) Petugas bagian lapangan bertindak sebagai tim yang melakukan perhitungan fisik secara langsung. Petugas yang dimaksud merupakan gabungan dari bagian gudang dan nongudang.
(3) Petugas administrasi bertindak dalam menyiapkan dan mendistribusikan kecocokan count tag dari tim lapangan dengan melakukan data entry.
d) Semua dokumen penerimaan dan pengeluaran harus sudah selesai di-input ke dalam sistem sebelum dipatenkan sebagai data persediaan.
e) Selanjutnya kartu count tag dibuat dua rangkap dan dipisahkan untuk setiap petugas di lapangan, di mana bagian asli diserahkan ke petugas administrasi setelah diisi dan duplikatnya (copy) ditempelkan pada barang yang sudah dihitung. Dokumen tersebut berisi berbagai informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan (satuan), tanda tangan orang gudang, nongudang, dan auditor eksternal (jika ada). Namun demikian, hal yang tidak boleh terlupa, yaitu menyediakan kartu count tag yang masih kosong untuk mencatat barang temuan di lapangan.
f) Adapun bagian gudang bisa memanfaatkan jeda waktu sebelum stock opname guna menyusun dan merapikan posisi barang agar memudahkan dalam perhitungan.
2) Tahap Pelaksanaan
Tahap-tahap pelaksanaan yang dilakukan pada toko retail skala besar sebagai berikut.
a) Petugas bagian lapangan mengambil kartu count tag dan melakukan perhitungan fisik. Kartu count tag tersebut harus ditandatangani minimal dua orang dari tim gudang dan nongudang serta auditor eksternal (jika ada).
b) Kartu count tag yang selesai diisi, selanjutnya dikembalikan ke petugas administrasi. Petugas tersebut akan mengecek kelengkapan pengisi dan perhitungan kartu count tag.
c) Setelah sesuai, petugas administrasi melakukan data entry dan koordinator stock opname melakukan follow up.
d) Jika terjadi selisih barang, petugas bagian lapangan yang lain melalakukan perhitungan fisik ulang terhadap barang tersebut dengan membawa kartu count tag asli. Cara tersebut dilakukan hingga diketahui hasil akhirnya. Hasil akhir perhitungan dimasukkan ke dalam sistem administrasi.
3) Tahap Pencatatan
Tahap-tahap pencatatan yang dilakukan pada toko retail skala besar, yaitu sebar berikut.
a) Ketika prosedur perhitungan stock opname sudah selesai dan disetuju oleh bagian yang berwenang (misalnya manajer/direktur), hasilnya segen dimasukkan ke sistem dengan tujuan catatan dan keadaan barang yang tersedia sama jumlahnya.
b) Selanjutnya membuatkan berita acara sebagai bukti proses stock opname telah selesai dilaksanakan. Dokumen tersebut ditandatangani oleh bidang accounting dan gudang.
4. Pemanfaatan Perangkat Lunak untuk Menghitung Stock
Penerapan sistem perangkat lunak dalam aktivitas menghitung stock opname sangat vital dalam membantu pengelolaan barang pada sebuah toko retail, jika harus mengelola ribuan hingga puluhan ribu item barang yang berbeda. Namun demikian, sehebat dan secanggih apa pun fitur yang ditawarkan suatu aplikasi jika dalam menghitung nilai stok barang tidak sesuai, sebaiknya software tersebut ditinggalkan karena bisa menjadikan bumerang. Hal ini dikarenakan pada usaha retail tidak bisa lepas dengan persoalan stok barang. Oleh sebab itu, software yang dapat digunakan pada suatu toko retail yang terkait dengan inventori toko minimal memiliki syarat-syarat sebagai berikut.
a. software tersebut harus sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) bisa retail yang sesungguhnya.
b. mampu menyediakan sarana dalam mencari data yang kemungkinan tertukar dengan barang varian yang lain.
c. Bisa melacak track record setiap item sebagai bahan analisis stok barang dan bisa di pertanggungjawabkan asal usulnya.
d. Bisa membantu mencegah terjadinya kecurangan-kecurangan (frauds) yang dilakukan pihak internal toko (karyawan retail).
e. Memiliki kemampuan dalam melakukan stock opname secara cepat, tepat, dan akurat.
Untuk mendapatkan materi pengelolaan Bisnis ritel bab V Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail lengkap dalam bentuk pdf silahkan download filenya ada link yang sudah kami sediakan di bawah ini.
Sebuah toko perlu melakukan perhitungan tentang ketersediaan barang. Sistem perhitungan dapat dilakukan dengan dua teknis, yaitu sistem periodik dan perpetual. Lalu bagaimana cara melakukanya? Simak pembahasan berikut.
1. Nilai Persediaan Berdasarkan Metode Periodik
Peretail akan melakukan pencatatan pembelian barang dagang dengan mendebet rekening pembelian sebagai rekening sementara untuk mengumpulkan seluruh harga pokok barang yang dibeli pada periode tertentu. Pada akhir periode, rekening ini harus ditutup. Perhitungan persediaan (nilai persediaan) dibutuhkan untuk mengetahui jumlah barang yang masih ada di gudang dan untuk dapat dihitung harga pokoknya. Dalam metode ini setiap pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian karena setiap mutasi persediaan barang dagang tidak diikuti dalam metode buku. Hal ini terjadi karena tidak terdapat catatan mutasi persediaan barang. Dengan demikian, harga penjualan pokok juga tidak dapat sewaktu-waktu diketahui. Sistem pencatatan periodik akan mencatat transaksi mutasi pembelian ke dalam akun pembelian. Sistem tersebut merupakan akun sementara dan harus dilakukan pengecekan fisik terhadap persediaan di akhir periode atau biasa disebut nilai persediaan.
Persediaan bisa dikatakan sebagai pos-pos aktiva yang dimiliki oleh perusahaan untuk dijual dalam operasi bisnis normal, atau barang yang akan digunakan atau konsumsi dalam membuat barang yang akan dijual. Dengan demikian, hanya Perusahaan barang saja yang memiliki persediaan dan perusahaan jasa tidak pemilikinya. Oleh sebab itu, persediaan menjadi hal yang penting karena baik laporan laba laba/rugi maupun neraca tidak akan dapat disusun tanpa mengetahui nilai persediaan. Kesalahan dalam penilaian persediaan akan langsung berakibat kesalahan dalam laporan laba/ rugi maupun neraca. Dalam perhitungan laba/rugi persediaan (awal dan akhir) memengaruhi besarnya Harga Pokok Penjualan (HPP). perumusannya adalah sebagai berikut.
HPP = Persediaan Awal+ Pembelian Bersih - Persediaan Akhir
a. Mengenal Metode Periodical System
Persediaan merupakan barang yang diperoleh dari supplier untuk atau bahan untuk diolah menjadi barang jadi atau barang jadi yang ak. barang yang akan digunakan. Penggunaan sistem periodik dilakul penjualan atau barang tidak memerlukan jurnal untuk harga pokal yang dijual di bagian akuntansi. Pada akhir tahun, persediaan bara akan dihitung kuantitasnya dan ditentukan harga belinya. Guna persediaan yang dipakai/dijual, persediaan yang pernah ada persedia ditambah pembelian selama satu periode) dikurangi dengan persediaan akhir Selanjutnya dibuat dua ayat jurnal penyesuaian, yaitu sebagai berikut.
1) Jurnal pertama digunakan untuk mendebet akun ikhtisar laba/rugi dan mengkredit akun persediaan sejumlah persediaan awal.
2) Jurnal yang kedua digunakan untuk mendebet akun persediaan barang dagangan dan mengkredit akun ikhtisar laba/rugi. Hal ini didasarkan atas hasil inventarisasi fisik barang pada akhir tahun. Ayat jurnal ini dibuat sekaligus dalam satu periode.
Perhitungan HPP (Harga Pokok Penjualan) bisa dilakukan dengan cara seba berikut.
Persediaan barang awal Rpxxx
Pembelian (netto) Rpxxx (+)
Barang tersedia untuk dijual Rpxxx
Persediaan barang akhir Rpxxx (-)
Harga pokok penjualan Rpxxx
b. Selisih dalam Persediaan Periodical System
Sistem periodik (physical) identik dengan suatu sistem di mana setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik untuk menentukan jumlah persediaan akhir. Perhitungan yang dilakukan meliputi pengukuran dan penimbangan berbagai barang di akhir periode lalu dilakukan dengan suatu tingkat harga. Misalnya kios majalah di sebuah pusat perkantoran dan pertokoan yang menjual berbagai jenis majalah, koran, alat tulis, aksesoris HP, dan gantungan kunci. Jenis persediaan beraneka ragam, namun nilainya relatif kecil sehingga kurang efisien jika haru mencatat setiap transaksi yang nilainya kecil namun frekuensi transaksi tinggi.
Masalah yang akan timbul dari metode fisik adalah jika ingin menyusun laporan keuangan jangka pendek (bulanan). Dengan demikian, setiap bulan harus dilaku perhitungan fisik persediaan barang, ditambah dengan tanpa keterlibatan mutas persediaan dalam buku. Hal tersebut menjadikan metode ini sangat sederhana pa! saat pembelian atau pada saat mencatat penjualan. Adapun dapat diperkiran waktu yang dibutuhkan jika persediaan dengan jumlah item yang banyak sehingga berdampak pada penyusunan laporan keuangan yang ada kalanya terlambat. Oleh sebab itu, dalam metode fisik, harga pokok dihitung menggunakan metode selisih persediaan maka kekurangan atau kelebihan persediaan akan masuk ke dalam harga pokok penjualan tersebut.
c. Penilaian Persediaan dengan Sistem Fisik
Dalam Metode Tanda Pengenal Khusus (MTKP / specific identification), setiap barang yang dibeli atau yang masuk diberi tanda pengenal (kode) yang menunjukan harga per satuan sesuai faktur yang diterima. Dengan demikian, sudah jelas sudah jelas harga per satuanya. Oleh karena itu, guna mengetahui nilai persediaan pada akhir periode tinggal mengalikan jumlah barang yang masih ada dengan harga yang tercantum dalam etiket barang tersebut. Guna menetukan nilai persediaan barang pada akhir periode menurut sistem fisik sebagai berikut.
1) Metode MPKP (FIFO)
Dalam metode tersebut, barang yang lebih dulu masuk dianggap lebih dulu keluar atau dijual, sehingga nilai persediaan akhir terdiri atas persediaan barang yang dibeli atau yang masuk belakangan. Harga pokok barang yang dijual dapat dihitung berdasarkan barang yang masuk terlebih dahulu atau dengan kata lain nilai persediaan akhir barang didasarkan pada harga barang yang dibeli terakhir sesuai dengan jumlah unitnya.
3) Metode rata-rata (Average)
Metode jenis ini dikategorikan menjadi sebagai berikut.
a) Metode rata-rata tertimbang
Dalam metode tersebut, harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga barang yang tersedia untuk dijual, yaitu jumlah persediaan awal ditambah jumlah pembelian dengan kuantitas barang tersebut.
b) Metode rata-rata sederhana
Dalam metode tersebut, harga barang ditentukan dengan cara membagi jumlah harga beli per satuan setiap transaksi pembelian dan persediaan awal dengan frekuensi pembelian dan persediaan awal periode.
2. Nilai Persediaan Berdasarkan Metode Perpetual
sebuah toko retail harus memperhitungkan persediaan produk daganganya supaya para pelanggan dapat terpenuhi berbagai kebutuhanya. Selain cara melakukan perhitungan persediaan secara periodikal, kita juga dapat melakukan dengan sistem perpetual. Berikut cara melakukanya.
a. Mengenal Sistem Perpetual (Metode Buku)
Perusahaan retail yang menerapkan sistem ini akan menjual barang dagangan dengan harga relatif mahal untuk setiap unitnya. Selain itu, setiap unit barang memiliki berbagai variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan pelanggan. Hal ini dapat dilihat pada bisnis retail peralatan rumah tangga yang memiliki beragam jenis barang. Dengan demikian, terjadinya sistem perpetual karena adanya pencatatan pada periode akuntansi yang dilakukan secara berkesinambungan, misalnya pada pencatatan jumlah, biaya, maupun harga pokoknya, sehingga jumlah dan biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem perpetual juga bisa diterapkan oleh perusahaan non retail karena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh komputer dan scanner dalam mengidentifikasi setiap item persediaan.
Metode perpetual disusun dengan membuat buku pembantu persediaan sebagai rekening khusus dari setiap dari setiap jenis persediaan dimana penggunaanya diawasi oleh rekening kontrol persediaan barang dalam buku besar. Setiap terjadi perubahan dalam persediaan akan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan. Dengan demikian, jumlah persediaan dapat sewaktu-waktu diketahui dengan cara melihat Kolom saldo dalam rekening persediaan. Rekening yang digunakan untuk Persediaan dalam bentuk beberapa kolom, yaitu pembelian, penjualan dan saldo persediaan. Masing-masing kolom diperinci lebih mendetail guna mengetahui kuantitas dan harga perolehannya. Penggunaan metode buku (perpetual) dapat men dalam penyusunan neraca dan laporan labarrugi jangka pendek, karena tid lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.
Beberapa perlakuan akuntansi yang digunakan pada sistem pencatatan perpetual, yaitu sebagai berikut.
1) Akun persediaan identik dengan akun pengendali yang didukung dengan buku besar pembantu untuk setiap jenis/item persediaan.
2) Pembelian barang dagangan akan didebit pada akun persediaan.
3) Retur pembelian akan dikredit ke akun persediaan.
4) Beban angkut pembelian akan didebit pada akun persediaan.
5) Potongan pembelian akan dikredit ke akun persediaan.
6) Beban pokok penjualan atau harga pokok penjualan (cost of good sold) diakui bersamaan dengan pengakuan penjualan dan akun persediaan akan dikredit.
Meskipun tidak perlu dihitung secara manual atas barang, perusahaan retail tetap harus mengecek kesesuaian antara jumlah barang yang ada di gudang penyimpanan dengan pencatatan. Dampak positif yang diperoleh dengan melakukan pencatatan persediaan barang di gudang adalah bisa mendeteksi pergerakan barang dengan cepat, sehingga mengurangi risiko kehilangan barang dan kerusakan barang.
b. Selisih dalam Persediaan Perpetual
Dalam suatu perusahaan setidaknya dalam satu tahun sekali diadakan pengecekan terhadap kesesuaian barang di gudang dengan jumlah dalam rekenin persediaan walaupun neraca dan laporan laba/rugi dapat segera disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik atas barang. Pengecekan tersebut dilakukan dengan membandingkan hasil perhitungan fisik dengan jumlah dalam rekening persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan fisik dengan saldo rekening persediaan, harus segera ditelusuri sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Misalnya selisih normal dalam arti susut (rusak) maupun kondisi tidak normal seperti hilang karena pencurian atau diselewengkan. Selisih yang terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya adalah rekening persediaan barang sebagai berikut.
Selisih persediaan XXX
Persediaan Barang XXX
Bila dibandingkan dengan metode fisik, metode perpetual merupakan cara yang lebih baik dalam mencatat persediaan. Dengan demikian, membantu memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba / rugi. Selain itu, dapat digunakan untuk mengawasi barang-barang dalam gudang. Misalnya bila jumlah dalam gudang lebih kecil dibanding dengan saldo rekening persediaan maka rekening persediaan dikurangi dan berlaku sebaliknya. Dengan demikian, rekening Harga Pokok Penjualan (HPP) hanya menunjukan harga pokok barang-barang yang di jual. Adapun selisih persediaan tidak dimasukkan dalam Harga Pokok Penjualan (HPP) karena dilakukan pencatatan sendiri. Selain itu, sistem pencatatan perpetual akan membuat catatan setiap kali terjadi mutasi persediaan pada pembeliaan, penjualan, atau retur pembelian.
Perhatikan ilustrasi metode buku sebagai berikut.
1) Perusahaan melakukan pembelian barang secara kredit sebesar Rp995.000,00
2) Perusahaan melakukan retur pembelian sebesar Rp325.000,00
3) Perusahaan melakukan penjualan kredit Rp670.000,00 dengan harga pokok Rp634.000,00
4) Perusahaan menerima retur penjualan Rp76.000,00 dengan harga pokok Rp70.000,00
Dengan demikian, Harga Pokok Penjualan (HPP) akan menampilkan harga pokok pada barang-barang yang dijual. Adapun selisih persediaan yang terjadi tidak termasuk dalam HPP (Harga Pokok Penjualan) tetapi di catat sendiri.
c. Penilaian Persediaan dengan Sistem Perpetual
Mutasi persediaan yang terjadi dalam sistem perpetual selalu dicatat dalam akun persediaan. Metode penilaian persediaan digunakan pada saat terjadi transaksi. Penjualan dengan membuat kartu persediaan barang (stock card) yang secara lengkap memuat kuantitas, harga satuan dan jumlah harga baik untuk lajur masuk/ keluar maupun sisa barang. Kartu persediaan sebagai buku pembantu pada tiap item barang yang dijual atau digunakan. Misalnya perusahaan retail memiliki 30 jenis barang maka harus membuat kartu persediaan barang sebayak 30.
Metode penilaian persediaan dalam pencatatan secara perpetual sebagai berikut.
1) Moving Average method (Rata-Rata Bergerak)
Moving Average method dapat dilakukan dengan rata-rata harga beli dihitung setiap transaksi pembelian terjadi. Harga pokok penjualan per satuan didasarkan pada rata-rata harga yang terjadi saat transaksi penjualan terjadi.
2) FIFO method
Metode ini beranggapan barang yang ada paling awal dianggap dijual paling awal juga. Perbedaanya adalah dalam metode perpetual perhitungan harga pokok dilakukan pada saat terjadi penjualan.
3) LIFO method
Pada LIFO method barang yang terakhir di beli akan dianggap barang yang dijual lebih dahulu. Saat terjadinya penjualan baru akan dihitung harga pokok barangnya.
3. Praktik Menghitung Nilai Persediaan
Hal yang harus dipahami dalam mengelola persediaan barang oleh peretail, yaitu konsistensi dalam menggunakan metode yang dipilihnya. Berikut berbagai cara menghitung nilai persediaan.
a. Menghitung Nilai Persediaan FIFO, LIFO, dan AVERAGE dengan sistem Periodik
Pada persediaan sebagai komponen cost of good sold, nilai persediaan tergantung dari kelengkapan data / catatan dan perhitungan barang. Dengan cara ini perhitungan persediaan yang dibebankan pada cost of good sold (CGS) ada kemungkinan overstatement. Hal tersebut karena hanya membandingkan dan menghitung jumlah barang yang dimiliki dikurangi dengan persediaan akhir. Jika terjadi barang yang hilang, rusak, menguap, turun kualitasnya dan sebagainya hal ini bila tidak terungkap akan menyebabkan laporan laba/rugi kurang informatif. Oleh karena adanya kerugian-kerugian yang seharusnya diperlukan sebagai kerugian extraordinary item, kemudian dengan perhitungan nilai persediaan secara berkala kurang mencukupi sebagai dasar pembuatan keputusan yang bersifat manajerial secara cepat.
1) Laporan persediaan Barang
Laporan persediaan barang merupakan ikhtisar dari kartu persediaan barang dagang, karena memuat berbagai jenis barang dagang beserta informasi saldo awal, mutasi persediaan, dan saldo akhir persediaan. Laporan jenis ini dibuat secara periodik guna memberikan informasi yang berkaitan dengan kualitas dan kuantitas.
2) Format laporan perhitungan fisik persediaan
Perhitungan fisik persediaan barang dagang secara periodik untuk mengetahui kesesuaian antara pencatatan pada persediaan barang dagang dengan jumlah fisik di gudang. Bentuk format laporan perhitungan fisik persediaan adalah sebagai berikut.
Saat melakukan penjualan, jurnal pada bagian debet menggunakan akun kas atau piutang dagang dan bagian kredit menggunakan akun penjualan. Harga Pokok Penjualan belum diketahui karena baru diketahui di akhir periodik setelah melakukan perhitungan nilai persediaan.
b. Menghitung Nilai Persediaan FIFO, LIFO, dan AVERAGE dengan Sistem Perpetual
Sistem perhitungan nilai persediaan dengan sistem perpetual sering digunakan dalam hal persediaan yang memiliki nilai tinggi guna mengetahui posisi persediaan pada suatu waktu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengatur pemesanan kembali persediaan pada saat mencapai jumlah tertentu. Misalnya persediaan alat rumah tangga elektronik seperti mesin cuci, kulkas, dan microwave. Pada pembelian barang dengan metode perpetual, penjurnalan akan terjadi pendebetan pada akun persediaan barang dagangan dan kredit pada akun utang atau kas. Adapun penjualan barang dilakukan penjurnalan dengan mendebet akun harga pokok penjualan dan mengkredit akun persediaan, sehingga akun persediaan menunjukkan harga pokok dari persediaan yang ada di gudang.
1) Menentukan Cost dari Persediaan Akhir
Jika perusahaan sering membeli barang dengan harga beli masing-masing pembelian berbeda, tentu perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan harga pokok barang yang dipakai/dijual dan harga pokok barang yang masih ada di gudang. Berikut dasar dalam menentukan harga jual dari persediaan akhir.
a) FIFO (First In First Out) dilakukan dengan barang yang masuk terlebih dahulu dianggap yang pertama kali dijual/keluar. Dengan demikian, persediaan akhir akan berasal dari pembelian yang termuda/terakhir.
b) LIFO (last In First Out) dilakukan dengan barang yang terakhir masuk dianggap yang pertama kali keluar, sehingga persediaan akhir terdiri dari pembelian yang paling awal.
c) Rata-rata (AVERAGE) dilakukan dengan pengeluaran barang secara acak dan harga pokok barang yang sudah digunakan maupun yang masih ditentukan untuk dicari nilai rata-ratanya. Metode ini menyatakan bahwa nilai persediaan akhir akan menghasilkan nilai persediaan dengan metode FIFO. Penggunaan metode ini akan berdampak pada laba kotor dan Harga Pokok Penjualan (HPP). Penentuan harga pokok barang yang terjual per unit dilakukan dengan menjumlahlkan saldo awal barang dengan jumlah nilai pembelian. Kemudian, dibagi dengan kuantitas barang yang dibeli. Setiap pembelian barang dagangan yang terjadi pada perhitungan penilaian persediaan dengan metode moving average, akan ditambahkan ke nilai saldo persediaan barang dagangan yang dirata-ratakan dengan kuantitas yang tersedia untuk menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP) rata-rata ketika barang dijual. Harga rata-rata pada metode moving harus diperbaharui setiap saat pada saat barang masuk dan keluar. Pencatatan persediaan secara perpetual dengan metode penilaian persediaan moving average
Jika perusahaan retail menggunakan sistem perpetual, penentuan harga pokok barang yang dijual dan persediaan akhir dilakukan setiap perusahaan menjual. Guna mempermudah pekerjaan menentukan harga pokok maka dapat menggunakan kartu persediaan.
2) Menaksir Harga Persediaan
Ada kalanya dalam melakukan perhitungan menggunakan sistem perpetual situasi sangat tidak memungkinkan untuk diterapkan.misalnya usaha retail dengan beribu macam jenis persediaan sehingga mengganggu operasional jika setiap bulan harus melakukan perhitungan persediaan dalam menyusun laporan keuangan bulanan. Terdapat dua metode yang sering digunakan untuk menaksir harga persediaan, yaitu sebagai berikut.
a) Metode laba kotor
Persediaan akhir ditentukan dengan cara persediaan awal ditambah dengan pembelian selama satu periode kemudian dikurangi dengan harga pokok barang yang dijual pada periode yang bersangkutan. Adapun untuk menentukan Harga Pokok Penjualan (HPP), penjualan yang telah dicatat dalam rekening penjualan dikurangi dengan laba kotornya. Pada umumnya laba kotor sudah diketahui nilai % -nya, namun akan berlaku menggunakan % laba kotor tahun-tahun sebelumnya jika belum diketahui nilai % laba kotornya. Misalkan persediaan per 1 minggu tahun 2017 adalah Rp200.000,00 dengan pembelian selama bulan Mei mencapai Rp1.400.000,00. Penjualan selama bulan Mei menurut rekening buku besar Rp 1,100.000,00 dengan laba kotor 20% dari harga jual
Download juga : Materi hosuekeeping BAB VI Jenis dan Tipe Ruang Serbaguna (Function Room)B. Stock Opname dalam Bisnis Retail
Selain melakukan persediaan barang kita juga harus memahami tentang stock opname dalam bisnis retail. stock opname dilakukan guna menghitung persediaan secara riil dengan surat jalan yang ada serta penghitungan laporan kauangan yang benar. Selain itu, juga berguna dalam melakukan perbandingan dengan laporan keuangan tahun sebelumnya agar para retailer bisa merencanakan dan membuat strategi yang dijalankan pada masa yang akan datang. Beberapa keuntungan dalam melakukan stock opname, diantaranya membantu memastikan segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang berjalan sesuai dengan prosedur yang ditentukan, mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya, memastikan data persediaan barang yang ada di rak/ gudang sesuai dengan sistem pencatatan persediaan, serta mengetahui arus keluar dan masuk barang.
1. Dokumen Stock Opname dalam Bisnis Retail
setiap kejadian transaksi dalam bisnis retail seharusnya dicatat dengan tujuan mempermudah pembukuan dan laporan keuangan. Salah satunya perhitungan persediaan (stock opname). Dengan melaksanakan perhitungan stock opname dapat diketahui keakuratan dalam pencatatan persediaan barang saat barang masuk ataupun keluar bahkan adanya kecurangan dalam suatu toko retail (perusahaan). Dokumen-dokumen yang diperlukan saat toko retail melaksanakan stock opname di antaranya sebagai berikut.
a. Bukti Catatan Barang Masuk
Bukti catatan barang masuk identik dengan catatan yang berisi informasi tentang asal-usul supplier barang masuk , kode barang, nama barang, harga awal, jumlah dan kategori lainya yang dimiliki barng tersebut. Selain itu, dokumen jenis ini dapat digunakan untuk mencocokan data pembukuan dengan barang yang ada di gudang.
b. Bukti Catatan Barang Keluar
Bukti catatan barang keluar identik dengan catatan yang berisi informasi tentang tanggal, kode dan nama barang, jumlah, harga, serta tujuan barang persediaan tersebut berpindah tangan (dijual).
c. Bukti Masuk/Keluar Barang
Dokumen jenis ini jenis ini digunakan oleh retailer jika ingin melihat data pencatatan masuk ataupun keluar secara lengkap dibandingkan dengan dokumen sebelumnya sepereti kartu count tag, bukti catatan barang masuk, dan bukti catatan barang ke Luar. Namun pada zaman serba digital, banyak tersedia beraneka ragam aplikasi (software) komputer guna menunjang kemudahan dalam pencatatan, penyimpanan dan penghitungan transaksi akuntansi pada toko retail (perusahaan) pada suatu periode.
d. Kartu Persediaan (Kartu Barang)
Dokumen jenis ini akan memberikan informasi terkait pergerakan barang yang sejenis. Kartu persediaan (kartu barang) diperlukan pada saat karyawan retail ingin mengetahui aktivitas suatu barang, di mana kartu tersebut secara khusus menyediakan informasi tentang suatu barang tertentu.
e. Kartu Count Tag
Secara umum, kartu count tag dibuat dua rangkap yaitu bagian yang asli diberikan kepada administrasi dan bagian duplikat (copy) ditempelkan di barang yang sudah dihitung. Hal tersebut karena dokumen jenis ini berfungsi sebagai dokumen yang digunakan pada saat pelaksanaan stock opname berlangsung. Kartu count tag menyediakan berbagai informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan (satuan), tanda tangan orang gudang, nongudang, dan auditor ekternal (jika ada).
2. Inventory Turn Over (ITO)
Inventory Turn Over merupakan suatu parameter yang menunjukkan kinerja dari barang tersebut masuk ke dalam kategori barang laku ataupun tidak laku. Oleh karena bagi store manager dan inventory (persediaan) sebagai nilai paling krusial dari bisnis retail dan menjadi bagian terbesar dari tanggung jawabnya dalam mengelola sebuah toko retail. Namun demikian, inventori bukan hanya menjadi tanggung jawab dari pimpinan toko retail semata, dari pimpinan toko retail semata. Namun, seluruh personil toko retail yang terlibat di dalamnya. Oleh sebab itu, cara terbaik dalam mengoptimalkan persedian agar barang-barang di toko retail cepat laku terjual sehingga terdapat istilah inventori turn over.
Pada umumnya, inventory turn over dinyatakan dalam satuan hari yang berarti barang-barang tersebut harus habis dalam waktu sekian hari. Dalam hal ini, proses ITO akan melihat kondisi barang yang masuk dalam kategori slow moving, medium moving, fast moving, bahkan yang paling fatal masuk ke dalam dead moving. makin cepat barang tersebut terjual, cash flow (aliran kas) toko retail akan makin membaik. Dampak selanjutnya adalah supplier yang bersangkutan akan memiliki tingkat kepercayaan sangat tinggi dan lebih senang dalam mensuplai barang ke toko retail yang bersangkutan.
3. Prosedur Perhitungan Stock Opname
Prosedur perhitungan stock opname yang dilakukan masing-masing usaha retail dimungkinkan berbeda-beda. Ini dikarenakan adanya penyesuaian dengan besar/kecilnya toko retail (perusahaan) serta jumlah persediaan barang yang dimiliki.
a. Stock Opname pada Toko Retail Skala Kecil
Proses stock opname pada toko retail skala kecil secara sederhana dapat dilakukan sebagai berikut.
1) Melakukan persiapan stock opname dengan menghentikan seluruh pergerakan barang.
2) Melakukan pembagian lokasi stock opname.
3) Pada saat melaksanakan proses stock opname, semua dokumen yang terkait sediaan barang harus sudah selesai dicatat.
4) Melakukan perhitungan fisik barang.
5) Melakukan pengumpulan data stock opname.
6) Membandingkan data stock opname antara catatan (sistem) dengan persediaan yang tersedia.
7) Melaporkan hasil stock opname.
b. Stock Opname pada Toko Retail Skala Besar
Proses Stock Opname pada toko retail skala besar dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1) Tahap Persiapan
Tahap-tahap persiapan yang dilakukan pada toko retail skala besar yaitu sebagai berikut.
a) Melakukan pemberitahuan kepada pemasok agar tidak mengirimkan barang selama proses stock opname berlangsung. Pemberitahuan bisa secara tertulis atau lisan (via telepon).
b) Melakukan pemberitahuan kepada pelanggan, sehingga tidak terjadi pergerakan barang pada stock opname berlangsung.
c) Pembentukan petugas (team stock opname) yaitu sebagai berikut.
(1) Koordinator yang bertindak dalam mengoordinasi tim yang ada di bawahnya.
(2) Petugas bagian lapangan bertindak sebagai tim yang melakukan perhitungan fisik secara langsung. Petugas yang dimaksud merupakan gabungan dari bagian gudang dan nongudang.
(3) Petugas administrasi bertindak dalam menyiapkan dan mendistribusikan kecocokan count tag dari tim lapangan dengan melakukan data entry.
d) Semua dokumen penerimaan dan pengeluaran harus sudah selesai di-input ke dalam sistem sebelum dipatenkan sebagai data persediaan.
e) Selanjutnya kartu count tag dibuat dua rangkap dan dipisahkan untuk setiap petugas di lapangan, di mana bagian asli diserahkan ke petugas administrasi setelah diisi dan duplikatnya (copy) ditempelkan pada barang yang sudah dihitung. Dokumen tersebut berisi berbagai informasi tentang nama barang, tipe barang, lokasi barang dan lokasi kosong untuk jumlah, jenis kemasan (satuan), tanda tangan orang gudang, nongudang, dan auditor eksternal (jika ada). Namun demikian, hal yang tidak boleh terlupa, yaitu menyediakan kartu count tag yang masih kosong untuk mencatat barang temuan di lapangan.
f) Adapun bagian gudang bisa memanfaatkan jeda waktu sebelum stock opname guna menyusun dan merapikan posisi barang agar memudahkan dalam perhitungan.
2) Tahap Pelaksanaan
Tahap-tahap pelaksanaan yang dilakukan pada toko retail skala besar sebagai berikut.
a) Petugas bagian lapangan mengambil kartu count tag dan melakukan perhitungan fisik. Kartu count tag tersebut harus ditandatangani minimal dua orang dari tim gudang dan nongudang serta auditor eksternal (jika ada).
b) Kartu count tag yang selesai diisi, selanjutnya dikembalikan ke petugas administrasi. Petugas tersebut akan mengecek kelengkapan pengisi dan perhitungan kartu count tag.
c) Setelah sesuai, petugas administrasi melakukan data entry dan koordinator stock opname melakukan follow up.
d) Jika terjadi selisih barang, petugas bagian lapangan yang lain melalakukan perhitungan fisik ulang terhadap barang tersebut dengan membawa kartu count tag asli. Cara tersebut dilakukan hingga diketahui hasil akhirnya. Hasil akhir perhitungan dimasukkan ke dalam sistem administrasi.
3) Tahap Pencatatan
Tahap-tahap pencatatan yang dilakukan pada toko retail skala besar, yaitu sebar berikut.
a) Ketika prosedur perhitungan stock opname sudah selesai dan disetuju oleh bagian yang berwenang (misalnya manajer/direktur), hasilnya segen dimasukkan ke sistem dengan tujuan catatan dan keadaan barang yang tersedia sama jumlahnya.
b) Selanjutnya membuatkan berita acara sebagai bukti proses stock opname telah selesai dilaksanakan. Dokumen tersebut ditandatangani oleh bidang accounting dan gudang.
4. Pemanfaatan Perangkat Lunak untuk Menghitung Stock
Penerapan sistem perangkat lunak dalam aktivitas menghitung stock opname sangat vital dalam membantu pengelolaan barang pada sebuah toko retail, jika harus mengelola ribuan hingga puluhan ribu item barang yang berbeda. Namun demikian, sehebat dan secanggih apa pun fitur yang ditawarkan suatu aplikasi jika dalam menghitung nilai stok barang tidak sesuai, sebaiknya software tersebut ditinggalkan karena bisa menjadikan bumerang. Hal ini dikarenakan pada usaha retail tidak bisa lepas dengan persoalan stok barang. Oleh sebab itu, software yang dapat digunakan pada suatu toko retail yang terkait dengan inventori toko minimal memiliki syarat-syarat sebagai berikut.
a. software tersebut harus sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) bisa retail yang sesungguhnya.
b. mampu menyediakan sarana dalam mencari data yang kemungkinan tertukar dengan barang varian yang lain.
c. Bisa melacak track record setiap item sebagai bahan analisis stok barang dan bisa di pertanggungjawabkan asal usulnya.
d. Bisa membantu mencegah terjadinya kecurangan-kecurangan (frauds) yang dilakukan pihak internal toko (karyawan retail).
e. Memiliki kemampuan dalam melakukan stock opname secara cepat, tepat, dan akurat.
Untuk mendapatkan materi pengelolaan Bisnis ritel bab V Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail lengkap dalam bentuk pdf silahkan download filenya ada link yang sudah kami sediakan di bawah ini.
Download materi Bab V Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail
Belum ada Komentar untuk "Nilai Persediaan dan Stock Opname dalam Bisnis Retail"
Posting Komentar